第三节 秘书的层次

学习目标

1.掌握初级秘书、中级秘书、高级秘书的特征。

2.了解初级秘书、中级秘书、高级秘书的职能。

秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、资历能力不同，在纵向上有层次之分。

传统的秘书层次是按行政级别划分的，具体地说，国家机关的秘书长和办公厅主任是高级公务员层秘书，办公室主任和秘书局（处）长、科长为中级公务员层秘书，办事员、科员为初级公务员层秘书。

1997年，国家劳动部启动了秘书职业资格鉴定制度，根据秘书的学历、资历和经验、知识水平和技能将秘书分为初级秘书、中级秘书和高级秘书。2003年，国家劳动和社会保障部又启用了新的国家职业标准，将秘书分为二级～五级四个等级，并把业绩考核引入二级秘书的考核范畴。五级秘书——初级技能，能够运用基本技能独立完成秘书的常规工作。四级秘书——中级技能，能够熟练运用基本技能独立完成秘书的常规工作；并在特定情况下，能够运用专门技能完成较为复杂的工作；能够与他人进行合作。三级秘书——高级技能，能够熟练运用基本技能和专门技能完成较为复杂的工作，包括完成部分非常规性工作；能够独立处理工作中出现的问题；能指导他人进行工作或协助培训一般操作人员。二级秘书——技师，能够熟练运用基本技能和专门技能完成较为复杂的、非常规性的工作；掌握秘书的关键操作技能技术；能够独立处理和解决问题；在工作方法和技能方面有创新；能组织指导他人进行工作；能培训一般秘书人员；具有较强的管理能力。

秘书对于领导和领导工作的辅助功能是不言而喻的。但是，秘书辅助功能的影响程度是不同的，从秘书辅助功能的角度区分秘书的层次，可以包含行政秘书、商务秘书等各种职业性质的秘书群体。

一、初级秘书

初级秘书属于技术操作层的秘书，具体地说，是指在领导工作辅助系统中以直接办理某些具体事务为基本职责、主要为领导工作提供技术性服务的秘书。所谓技术服务，是指以其简单、重复和琐碎的工艺操作为他人服务。打字、速记、接待、应对电话、文书处理、档案管理、各种办公设备的操作使用等，是其主要工作任务。[13]这类秘书的主要特征包括以下三个。

一是从业内容单纯化。技术操作层的秘书工作内容比较单纯。这类秘书，或侧重于文书档案的管理，或侧重于文件资料的翻译、整理、保管，或侧重于电话应对、前台接待，工作任务大多简单明了。同时，这类秘书的工作关系也比较单纯。这类秘书处于行政执行层的最外层，其工作位置一般距领导核心稍远，加之所做的又是相当具体的“事”，工作关系比较简单。

二是从业手段技能化。技术操作层的秘书比较强调专业性和技术性，如文档的收发管理、各种办公设备的操作使用等。这类秘书要求能熟练使用计算机，用编制好的程序或自己编制程序来处理有关秘书事务。速录能力是技术操作层的秘书的典型能力。同时，这类秘书还需要有良好的服务态度和敬业精神，注重礼仪，有良好的沟通能力。

三是从业对象女性化。这类秘书以女性居多，而且大多是年轻的女性。这不仅因为女秘书与男性领导在工作上能发挥更好的互补作用，而且主要因为女性更能适应这一层次秘书工作对角色的要求。

从中国秘书职业化发展来看，技术操作层的秘书清晰而稳定地存在着。积极提供专项服务，保障领导工作及整个管理工作正常运行，是这一层次秘书的主要职能。熟练的专业技术能力，是这一层次秘书最显著的素质特征。

二、中级秘书

中级秘书属于行政执行层秘书，具体地说，是指在领导工作辅助系统中主要办理信息调研、文件撰拟、会务组织、信访接待、公关联络等综合性事务，以辅助领导的秘书。之所以称之为“行政执行层”，一是因为这类秘书在中国无论居于哪一领域哪一职级，其工作性质都有广义的“行政”色彩；二是因为这类秘书的位置在决策层和操作层之间——这一位置一般称为“执行层”。可以说，“行政”“执行”是这类秘书在管理系统中定位的标志性特征。这类秘书的主要特征包括以下三个。

一是操作性和管理性结合。中级秘书在工作过程中既要承担信息收集、文件撰拟、会务组织等具体的业务工作，同时又要发挥管理事务的作用，组织指导初级秘书完成文件打印、访客接待、会场布置和清理等工作。

二是参谋性和事务性结合。与初级秘书相比，中级秘书的参谋作用更为明显，但仍呈现间接性的特征。中级秘书的参谋作用主要是通过某项具体的事务或者业务工作来体现的，是在执行过程中表现出来的。办文、办会、办事是这一类秘书的主要工作任务，中级秘书正是通过办文、办会、办事发挥了秘书的参谋作用。

三是经常性和随机性结合。初级秘书的工作呈现了经常性、重复性、琐碎性的特点，而中级秘书除了要求准确、规范、有序地完成常规的办文、办会以及一般性办公事务外，还要随时受指派完成领导临时交办的事项。因此中级秘书除了具备较强的秘书专业能力外，还要具备较强的办事能力。

中级秘书从事的是协助领导实施管理、开展各项组织领导活动的基础性工作。这类秘书在各类管理组织中不可缺少。可以说，办理秘书业务、间接辅助领导决策是这一层次秘书的主要职能。较强的专业能力和办事能力是这一层次秘书显著的素质特征。

三、高级秘书

高级秘书属于决策辅助层秘书。这一层次的秘书与领导最为贴近，辅助领导决策、实施综合管理是其最主要的职能。这类秘书的构成主要有三类。

一是秘书部门负责人。秘书部门负责人是指各级国级机关的办公厅（室）、企事业单位办公室的负责人，即办公厅（室）主任、秘书局（处）长、秘书科长等。秘书部门负责人既是领导的参谋助手，同时还要组织指挥整个秘书部门，在上下级之间、职能部门之间、组织与内外公众之间发挥着综合协调作用。

二是领导人专职秘书。政界要员、企事业单位一般都配有专门为自己公务服务的秘书，如国家政府首脑的专职秘书、企业董事长或总经理的专职秘书（助理）等。这类秘书直接对其特定的领导人负责，工作围绕特定的领导人展开并直接由特定的领导人指挥。

三是董事会秘书。董事会秘书是指掌管董事会文书并协助董事会成员处理日常事务的人员。董事会秘书是上市公司的高级管理人员，主要负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管；负责公司股东资料的管理，如股东名册等资料的管理；负责办理信息披露事务。董事会秘书的产生有严格的程序。

高级秘书的主要特征包括以下三个。

一是辅佐决策的直接性。这类秘书常常参与领导决策活动，在领导决策前将种种信息综合成决策依据；在决策形成时，深入部门、下属单位或者领导者之间沟通协调；在领导决策后，根据决策意见会同有关部门组织实施。领导决策前后，一般都由高级秘书直接驱动为领导服务的行为。

二是与领导关系的紧密性。高级秘书与领导层最为贴近。特别是领导人的专职秘书，除工作上的主辅配合关系外，在与领导人近距离的思想交流和沟通中，容易形成更紧密的关系。因此，应注意避免蜕变为俱荣俱损的人身依附关系。

三是工作内容的综合性。高级秘书操作性服务任务相对较少，工作内容具有综合性和参谋性的特征。他们大多有下一层秘书工作的丰富经验，同时又具有一定的领导能力。这一层秘书通常被称为“领导的智囊”“领导的左右手”。

高级秘书在较重要的领导人、领导机关或者上市公司那里充当高级参谋助手，在组织管理系统中有一定的职级或者职权，在决策过程中有参与谋划的职权，并在领导的授权下有一定的组织、指挥、协调、监督、控制权。这类秘书的综合素质要求较高，既要精通各项秘书业务，又要有一定的组织管理能力和独当一面完成特定任务的才干。

初级秘书、中级秘书、高级秘书，虽然在业务能力、工作任务、地位、作用等方面有层级之分，但就个体而言，可能虽划归上一层次却兼有其他层次的某些特征，特别是在规模较小的社会组织中，有可能出现初级秘书、中级秘书、高级秘书的职责由一人同时承担的现象。但是就秘书管理系统整体来看，上述三个层次的区分还是明显的，而且随着秘书管理的科学化、制度化、规范化，三个层次的区分将更加明确。