第四节 秘书角色
学习目标
1.掌握秘书角色的定位。
2.正确把握秘书角色。
3.了解社会公众对秘书角色的认知偏差。
社会角色，是人们在社会生活中形成的、与人们在社会关系体系中所处的地位相一致、社会所期望的一套行为模式。秘书角色是一种特殊的社会角色，秘书角色是由秘书在社会中的活动内容方式所决定的。秘书的社会地位通过秘书角色得到体现。
案例
一位秘书妻子的嗟叹
如果在秘书的妻子里论资排辈，我充其量只能算个“新”字辈、“小”字辈。现在，秘书在社会中的形象并不好，人们常把“溜须拍马”“投机钻营”的帽子加到秘书的头上……然而，即便如此，秘书这个职务仍然走俏。我的丈夫当了秘书，便有人羡慕他捞到了“肥缺”。
有一次，我看到一幅漫画，画的是学术讨论会上一位知识分子在宣读论文，而秘书却端起话筒旁的茶杯，手臂被漫画家“漫”到密密麻麻的与会者中间，毕恭毕敬地伸到一个胖子跟前：“×长，您喝茶！”我将这幅漫画剪下来给丈夫看。丈夫说：“好哇，咱们秘书不是人了！”我说：“你们当秘书的，有时的确不是人，有时是牛，有时是鼠，有时是狗，有时是狐狸。”平心而论，丈夫和其他当秘书的，做狗做狐狸的不多，大都是做牛做鼠，勤勤恳恳地工作，小心谨慎地做人。
我对丈夫的不满，在于他的那种“秘书味”。过去他多少还有点“投妻所好”，如今却经常说一些令我反感的话：我没空，我要赶写材料，我要开会，我要值班……你如果问他：“怎么不买条鱼回来？”他会说：“其一，抽不出时间；其二，不便携带；其三……”尽是那种公文式的腔调。最令人难以忍受的，是他经常晚上赶写材料，冥思苦想之中，拼命抽烟，却把我丢在一旁。他深更半夜才爬上床，而被冷落的我正在睡梦中。丈夫终日围着领导们鞍前马后地奔走劳累，在那些永无穷尽的材料堆里研究不完，从不提议陪我去踏青，去划船，去走亲访友，也不给我买瓶香水，做点酸酸的坛子菜，他撇下那个小小的家让自己的妻子独自操劳……唉，我有时真想扯住他的腿，好让他留在家里陪我。
然而，在丈夫的感染、熏陶下，我慢慢地对“秘书”这项工作有了新的认识：他们同样是应该受到社会尊敬的人。
一、社会公众对秘书角色的认知偏差
秘书角色的认知是对秘书角色的判断和评价。社会认知，即社会公众对秘书角色的评价。社会公众对秘书角色的认知会在秘书的周围造就一种舆论环境机制，这种机制若处于亚健康状态，会直接影响秘书个体的自我认知，进而影响秘书的角色行为。秘书角色认知与秘书职业形象有着密切关系。秘书职业形象是指人们对秘书工作者的所有行为和表现的总体印象和评价，它在本质上是一种秘书角色形象。目前，社会公众对秘书角色的认知偏差，对秘书职业形象产生了不良影响。
（一）“花瓶”
“花瓶”是部分社会公众对年轻漂亮的女秘书甚至男秘书的认识，在一些公众的心目中，秘书职业是一种“青春饭”或“花瓶”职业，秘书是领导身边的装点物，秘书就是专门陪同领导应酬的交际人员，因此形象靓丽、衣着光鲜、风度翩翩是对秘书主要的甚至是唯一的要求。更有甚者，由于个别秘书在金钱和权力方面不能自持，不惜牺牲自己的荣誉和青春，自甘成为上司的“小蜜”“情妇”。有个别上司则心术不正，他们视秘书为“玩物”，以拥有年轻貌美的女秘书或者英俊潇洒的男秘书为荣耀。凡此种种，更加深了社会公众对秘书角色的认知偏差。将秘书与“花瓶”“情人”等不光彩的角色并为一谈，严重扭曲了秘书的职业形象。
（二）“二首长”
秘书是领导最近身的工作伴侣。由于秘书所处地位的特殊性，社会公众往往感受到领导者对秘书的亲近、信任甚至依赖。秘书受到领导者权力的辐射，致使部分社会公众将领导者的权力附加在秘书身上，把秘书看成是领导的代言人，认为秘书岗位不仅有利可图，而且是升官晋职的捷径，严重歪曲了秘书的职业形象。
（三）“家奴”
有些公众还将秘书看成是领导的“家奴”，在他们的心目中，秘书无原则地服从领导，唯领导马首是瞻，在领导面前卑躬屈膝，他们把秘书当作领导的附庸甚至“家奴”。甚至有人将秘书与旧社会中存在的“宦官”“狗腿子”等不光彩的社会形象联系起来，严重丑化了秘书的职业形象。
社会公众对秘书产生认知偏差的原因是多方面的，除了部分秘书缺乏应有的职业道德和职业素质之外，传统观念的影响和大众媒体的渲染也起了非常重要的作用。例如，在影视文学作品中，女秘书往往被描述成婚外畸情的主体，她们或插足上司的家庭，与上司的妻子争风吃醋，或以色取财、傍大款、依权贵，充当生意场中的交际花；而男秘书则大多是领导的应声虫，他们往往没有独立的人格，缺乏崇高的人文精神。总之，在大众传媒的舆论宣传中，秘书很少有正面形象。
案例
几年前热播的电视剧《黑洞》中有一个秘书形象，天都市聂副市长的秘书黄盛，这位秘书虽是配角，但却是聂明宇犯罪链条中不可或缺的一环。黄盛贪得无厌、奸诈狡猾，借助聂副市长的力量，与聂副市长的公子聂明宇沆瀣一气，干尽坏事。当聂公子资金周转困难，银行又不肯贷款时，黄秘书策划聂副市长视察实际上由聂公子投资的公司，在新闻宣传的强大攻势下，原来不肯贷款的银行主动找聂公子联系，表示愿意贷款。顺利拿到银行贷款的聂公子，自然以重金答谢黄盛，而黄盛也毫不客气地接受。刑警队掌握了聂公子的证据，欲将其绳之以法，黄盛又施以计谋，游说聂副市长，使之坚定了偏袒儿子的决心，三番五次地给刑警队施压，干预破案，导致了自身的毁灭。
秘书群体中存在着对角色把握不当的现象，但是，秘书群体的主流是忠于秘书职业操守、兢兢业业做好秘书本职工作的。文学作品或者大众传媒的过度渲染，会使社会公众对秘书角色的认知产生偏差。
社会公众对秘书认知偏差会对秘书的角色行为产生负面影响。心理学认为，职业角色是现代人获得物质利益和精神满足的肯定性形式，而职业角色的丢失，则会导致人们物质和精神的双重失落。
其一，社会公众对秘书认知偏差会影响秘书的社会地位。在许多人的心目中，秘书往往缺乏崇高的人文精神。鄙视秘书者，认为秘书没有独立的人格，是附庸，或者是“花瓶”。从社会的主流观念来看，秘书的社会地位并不乐观。
其二，社会公众对秘书认知偏差会影响秘书队伍的全面建设。如前所述，社会公众对秘书认知偏差会影响秘书的社会地位，而应有的社会地位的缺失，不但会影响公众对秘书职业的选择，同时会对现有的秘书从业人员的职业荣誉感产生负面影响，进而使其怀疑自身的劳动价值和社会价值，动摇从业信心，直接影响秘书队伍的全面建设。
其三，社会公众对秘书认知偏差会影响秘书工作的规范性。秘书工作有其相应的工作准则、工作要求和工作规范。而社会公众对秘书认知偏差会不自觉地影响秘书工作的规范性。例如，“花瓶”论会使有些领导在对秘书的任用和要求上过分地注重外表；“二首长”论会使秘书在工作中以决策者自居，超出自己的职权范围，导致秘书工作失范，甚至滋生秘书腐败；“家奴”论会使秘书工作的指导思想发生异化。
二、秘书角色的特征
秘书角色可以从多角度多层面进行观察。但是，对“秘书应该是怎样的角色”，应该有一个核心的解释，而这个核心应该从秘书职业在社会结构中的特定地位中去探究。秘书职业存在的根本价值是辅助领导实施管理，秘书与领导的关系是秘书首要的、最基本的社会关系。秘书在组织中所承担的角色，集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导的关系中。从秘书在领导活动中的角色功能看，秘书角色的特征具有多重性，但其基本特征是当好领导的助手和参谋。
（一）秘书是领导的“助手”
所谓助手，是协助别人进行工作的人。而秘书职业的产生正是出于满足领导管理的需要。秘书是作为领导的助手而产生的。所以，人们对秘书具有助手作用的认识最为统一，但也最为笼统，“领导的助手”是秘书这一特定的社会角色中最核心的元素。
作为领导的助手，办事是秘书的基本职能。秘书正是通过办文、办会、办事等经常性的基础工作，发挥办事效能，提供事务性的基础服务。这些看似琐碎繁杂的秘书工作，能使领导者从事务工作中解脱出来，提高工作效率。秘书只有处理好事务性工作，其助手作用才能真正得以发挥。
（二）秘书是领导的“参谋”
秘书，特别是高层次的秘书要积极主动地为领导出谋献策，承担参谋的角色。中国自改革开放以来，秘书作为领导参谋的角色得到了强化，特别是国家机关的秘书部门。1985年1月，全国党委秘书长、办公厅主任座谈会提出了“四个转变”，其中之一就是从偏重办文、办事转变为既办文、办事，又出谋献策，这一“转变”充分肯定了秘书作为领导的助手要发挥好参谋职能。这种参谋职能根据层次不同，既表现为充当领导的“顾问”和“智囊”，解决领导的疑难问题；也表现为调查研究，为领导搜集、整理和提供信息；还表现为在日常工作中随时为领导提供参谋性服务。秘书在扮演好“参谋”的同时，要切记自己的职责范围，做到“谋而不断”。
三、秘书角色的把握
恰当把握秘书角色，是做好秘书工作的基本前提，也是秘书工作实践必须解决的基本问题。
首先，应该具备明确的秘书角色意识。所谓角色意识，是指社会成员在社会交往中，对社会规定的自己所扮演的角色行为模式的认识。而秘书的角色意识是秘书对领导的助手、参谋、配角、耳目、心腹、影子角色行为的社会地位以及由社会地位所规定的职责的理解与体会，秘书的基本角色是领导的参谋和助手，为领导服务是秘书的基本职能。
领导活动规定了秘书工作的基本范围和利益指向，秘书与领导的关系成为秘书首要的、最基本的社会关系。秘书在组织中所承担的角色，集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导的关系中，如果淡化了秘书的角色意识，就不可能成为一个优秀的秘书。可以说，秘书人员能否形成鲜明的角色意识关系到他能否做好秘书的本职工作，能否积极发挥其主观能动性。只有具备了明确的角色意识，角色的扮演者才能认真地进行角色学习，并能够自觉地用学到的内容指导自己的行动，才能把角色义务、权利、规范、态度、情感等内化为支配个体行为的角色观念。
其次，协调好秘书的角色冲突或者说角色矛盾。秘书的角色冲突主要表现为角色外冲突和角色内冲突。所谓角色外冲突主要指的是发生在两个或两个以上的角色扮演者之间的角色冲突。这里，两个角色扮演者，指的就是处于社会互动两端位置上的两类社会成员。就秘书的角色外冲突而言，主要是秘书与领导的角色冲突。角色内冲突指的是发生在角色扮演者所扮演的同一个角色内部的矛盾。这种冲突是由角色本身所包含的内在矛盾所造成的。例如，对秘书角色有着来自不同方向的角色期望，领导对秘书的角色要求、社会对秘书的角色要求、各职能部门对秘书的角色要求都存在着差异性，甚至领导甲和领导乙对秘书的角色要求也是不同的，不同的角色要求和角色期望会造成角色主体行为的无所适从。另外，理想角色、领悟角色与实际角色存在着差距。理想角色是社会对角色的理想期望，领悟角色是个体对角色的认识与理解。领悟角色与理想角色不一致，同样会引起角色内部的冲突。对秘书角色的多样化认识，也使得角色内部的冲突更容易发生。
最后，根据角色规范合理调适角色，避免角色失当。角色失当，就是主体对秘书角色的把握出现偏差。由于“领导的助手”内涵丰富，且具有较强的综合性，秘书角色的失当现象比较典型，具体表现为角色越位。秘书工作是为领导工作服务的，直接为领导服务是秘书工作的实质，也是构成秘书角色的前提。但是由于秘书所处位置的特殊性：不是领导者，却贴近领导者，辅助领导者工作；不在领导者之位，却参谋其政，为领导者决策服务；没有领导者权力，却附着领导者的权力，按领导者的意图办事。所属员工或者其他公众对秘书身上附着的领导者权力所表现出的服从，很容易使秘书迷失自我，对角色的领悟出现偏差，于是，在工作中发号施令，指手画脚，以领导者自居，不该表态的时候随意表态，干预或者替代领导者决策，造成秘书角色的越位。因此，秘书人员应该明确领导角色与秘书角色的本质差异，防止自己不自觉地进入领导角色领域，发生角色越位。
案例
李华大学毕业后，应聘到一家大型公司的杭州分公司工作。因为人聪明、能力强、工作又积极肯干，李华很快被分公司的张经理看中，调到经理办公室当秘书。这些天总公司的王副总要来杭州分公司视察工作，张经理寻思李华工作出色，人也机灵，就点名让李华随同他一起向王副总汇报工作。李华很兴奋，暗下决心：好好表现，决不辜负领导的期望。
王副总视察时，李华总是争着回答王副总的问题，从公司经营现状到未来发展规划，从具体工作到宏观把控，俨然一副当家人的模样。王副总在传达指导布置任务时，李华也一一地承诺。送走王副总，李华为自己的表现沾沾自喜，回头却发现张经理的脸色不太好看，李华自然没有得到自己预计获得的表扬。几天后，李华拿到一纸调令，到销售部做业务员去了。
角色失责是角色的主体没有尽到角色的职责。秘书的基本角色是领导的参谋助手。是直接、全面辅助领导管理的人员，这种辅助不是纯粹事务性的，也不是纯粹被动的。秘书在工作中要勇于承担自己的客观责任，主动为领导提供各种辅助和服务，事务工作的不到位是一种角色失责，对领导管理工作中的缺陷视而不见同样也是角色的失责。
案例
某上市公司一位高管因故失联，引起社会有关方面关注。新闻媒体欲采访报道，联系了办公室主任，办公室陈主任怕说不好承担责任，就推辞道“我们董事长在办公室，有事你找他去吧”。董事长在没有准备的情况下，硬着头皮接受了采访。
新的历史时期，秘书工作被赋予了许多新的内涵，秘书人员也相应地需要承担更多新的责任。因此，秘书人员必须明确把握秘书角色的特定内涵，合理定位，并根据角色规范不断调适角色，努力扮演好秘书这一特定的社会角色。
本章小结
中国古代的“秘书”，大多是宫廷藏书的代名词，冠以“秘书”称号的官员和机构，均为掌管宫廷藏书的人员和机构，与现代秘书的含义存在较大差异。
中国近现代的“秘书”含义，经历了从职务到职业的演变。“秘书”一词比较接近近现代秘书的含义始于清朝末年。辛亥革命时期，孙中山建立的南京临时政府设有秘书处，包括孙中山本人配备有现代意义上的“秘书”。从20世纪初期到20世纪80年代，国内具有代表性的辞书对秘书的解释有较大的共同性：其一，秘书是一种职务名称；其二，文书工作是秘书的主要工作，甚至是标志性工作。
世界各国对秘书的定义各不相同，但有两点是共同的：其一，秘书是领导或上司的助手；其二，秘书不仅是一种职务名称，而且是一种社会职业。特别是在欧美国家，秘书作为一种职业早已得到普遍认同。
20世纪80年代，随着中国秘书科学的诞生，研究者们开始探讨秘书的定义，三十多年来，研究者们从不同角度对“秘书”的定义进行了积极探索，有数十种表述，但其基本含义大致相同。本书采用国家劳动和社会保障部（现国家人力资源和社会保障部）颁布的《秘书国家职业标准》的定义：秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
秘书在横向上有种类之分。根据职业性质，可分为公务秘书与非公秘书；根据服务对象，可分为机关秘书与领导人专职秘书；根据行业特征，可分为行政秘书、商务秘书、司法秘书、教学秘书、医务秘书、科研秘书；根据业务分工，可分为政务秘书、文字秘书、事务秘书、外事秘书、其他秘书。
秘书在纵向上有层次之分。2003年，国家劳动和社会保障部将秘书分为二级～五级四个等级，并把业绩考核引入二级秘书的考核范畴。本书主要从秘书辅助功能的角度区分秘书的层次，将秘书分为初级秘书、中级秘书、高级秘书三个层次。
初级秘书属于技术操作层的秘书，是指在领导工作辅助系统中以直接办理某些具体事务为基本职责、主要为领导工作提供技术性服务的秘书。主要特征是：从业内容单纯化；从业手段技能化；从业对象女性化。熟练的专业技术能力，是这一层次秘书最显著的素质特征。
中级秘书属于行政执行层秘书，是指在领导工作辅助系统中主要办理信息调研、文件撰拟、会务组织、信访接待、公关联络等综合性事务，以辅助领导的秘书。主要特征是：操作性和管理性结合；参谋性和事务性结合；经常性和随机性结合。办理秘书业务、间接辅助领导决策是这一层次秘书的主要职能。较强的专业能力和办事能力是这一层次秘书显著的素质特征。
高级秘书属于决策辅助层秘书。这一层次的秘书与领导最为贴近，辅助领导决策、实施综合管理是其最主要的职能。主要人员有三类：一是秘书部门负责人；二是领导人专职秘书；三是董事会秘书。主要特征是：辅佐决策的直接性；与领导关系的紧密性；工作内容的综合性。高级秘书是领导者的高级参谋助手，在组织管理系统中有一定的职级或者职权。这类秘书的综合素质要求较高，既要精通各项秘书业务，又要有一定的组织管理能力和独当一面完成特定任务的才干。
秘书是一种特殊的社会角色，秘书的社会地位通过秘书角色得到体现。秘书角色认知与秘书职业形象有着密切关系。秘书职业形象是指人们对秘书工作者的所有行为和表现的总体印象和评价，它在本质上是一种角色形象。目前，社会公众对秘书角色的认知偏差，主要表现为“花瓶”“二首长”“家奴”，在一定程度上对秘书职业形象产生了负面影响。
从秘书在领导活动中的角色功能看，秘书角色的特征主要有两个：秘书是领导的“助手”和“参谋”。
恰当把握秘书角色，是做好秘书工作的前提。首先，应该具备明确的秘书角色意识；其次，要协调好秘书的角色冲突；最后，要根据角色规范合理调适角色，避免角色失当。
总结
关键术语
秘书 公务秘书
非公秘书 商务秘书
初级秘书 中级秘书
高级秘书 秘书角色
应用
批判性思考
1.选择两种秘书定义进行比较，评价其优缺点。
2.选择某个国家，了解其秘书职业的现状。
3.调查分析中国秘书社会地位的现状。
4.案例分析。
【案例】
总公司的几位高层领导者决定在杭州举行宴会，除了杭州公司的总经理及一些要员外，总部的要员当然也少不了，再加上有合作关系的大客户，宴会非常盛大。作为杭州分公司总经理秘书的肖思思乐于以女强人自居。在任何方面，她都要求自己干得非常出色，这也是她引以为豪的。她在一些宴会中，展露的风头有时甚至超过总经理。总经理是一位“好好先生”，在不损及自己利益的情况下，每每让她展现风采。总公司与分公司联合宴会的机会很少，肖思思还是头一次经历这样的场面。由筹备宴会开始，她抱着很负责的态度，务求取得总公司主管的赞许。宴会当晚，她周旋于宾客间，确实令现场气氛甚为欢乐。直至分别由总公司的高层主管及分公司的总经理致辞时，她在旁边逐一介绍他们出场。轮到她的上司，即子公司总经理时，她在介绍之前，先说了一番致谢辞，感谢在场客户一贯的支持。虽然只是三言两语，却已让总公司的主管皱眉，因为她负责的，只是介绍上司出场，而非独立发言。在宴会中，总公司主管与她交谈，发现她提及公司的事时，总是以个人主见发表自己的看法，全没有提及总经理的意见。给人的感觉是，她才是分公司的最高主管。结果，分公司总经理被上级谈话，考量他是否忠于自己的职位，是否懒散到由秘书代为处理日常业务。自此之后，分公司总经理对她的态度有所转变。最后，肖思思不得不自动辞职。
（1）肖思思在宴会上有哪些行为不符合秘书的角色特征？
（2）如何理解秘书“助手”角色的内涵？
（3）秘书在职场中，应如何避免角色越位和角色失责？
拓展
补充读物
1.钱世荣：《秘书系统：独特的管理辅助系统》，合肥，安徽大学出版社，2008。
2.何宝梅：《秘书学基础理论探究》，杭州，浙江大学出版社，2010。
[1] 张家仪：《也谈“秘书”的定义》，载《秘书》，1986（02）。
[2] 赵映诚：《秘书学新编》，3页，大连，东北财经大学出版社，2013。
[3] 严华：《韦氏秘书手册》，2页，北京，国际文化出版公司，1989。
[4] 常崇宜：《秘书学概论》，22页，北京，线装书局，2000。
[5] ［苏联］卡捷琳娜：《机关秘书》，刘祁宪、孟昭泉译，1页，郑州，河南人民出版社，1985。
[6] 王千弓、杨江柱、杨光汉：《秘书学与秘书工作》，2页，北京，光明日报出版社，1984。
[7] 袁维国：《秘书学》，1页，北京，高等教育出版社，1990。
[8] 董继超：《普通秘书学》，50页，北京，中央广播电视大学出版社，1997。
[9] 董继超：《秘书学问题数说》，载《秘书》，1998（05）。
[10] 常崇宜：《现代秘书工作概论》，57页，成都，四川人民出版社，1995。
[11] 常崇宜：《秘书学概论》，63页，沈阳，辽宁教育出版社，2007。
[12] 赵映诚：《秘书学新编》，3页，大连，东北财经大学出版社，2013。
[13] 初级秘书的特征部分内容，参阅钱世荣：《秘书系统：独特的辅助管理系统》，4～11页，合肥，安徽大学出版社，2008。