细节26 如何理解与库存有关的业务

企业经营最基本的活动就是：采购→生产→售→物流（交货）等一连串的程序，这些都与库存息息相关。下面我们就来了解一下库存与各个环节的关系。

一、库存与采购

采购，简单说来，在制造业中就是从外部买进工厂需要的原料以及材料，或是一些转卖的商品；而以销售为目的的流通业，则从制造业等来源买进商品，基本上这些都是采购，并无太大不同。

而选定采购原料的供应商也是极重要的一环。除了要找到价格便宜的供应商，还必须有切实的方针，确定能从供应商处获得优惠之后才能下订单。

下订单时必须注意：价格的设定、商品的进货、验收、付款及支付方式，甚至连采购计划都应包含在内，这些就是采购管理的机能。这些对供应商的策略在前文已有叙述，这里不再重复。

那么，从供应商处采购回来的原材料或者商品都要存放在企业仓库里，形成库存。

为了降低库存风险，就要与供应商协商妥当，什么时候进货，进多少货，然后要根据库存的情况，酌情预订原材料或商品，以减轻库存的压力。

二、库存与生产

整体的企业经营活动在广义上可以理解为企业的生产活动，然而一般“生产”都是用在与制造直接相关的各种活动上。例如针对顾客的需求而设计产品；买进制造时所必须的材料及工具、设备等，其中也包括出货、预测销售量等，这些都是生产活动的范围，因此这就是生产管理的机能。

我们在这里以生产部门为例，阐述一下它与库存的关系，如果没有库存，在接收订单后才开始制造产品，顾客就必须等待这一段的准备时间。但是，如果在制造前就已有库存，便能立刻着手制作，也能顺利提早交货。由此可知库存和生产部门之间有着密不可分的关系。另外，如果成品有库存，就能立即交货，因此库存对提前交货有很大的帮助。这也是能起到重要功能的原因。库存一方面可以为生产活动及时提供原材料，另一方面可以为顾客及时提供成品。

三、库存与销售

那么，库存又与销售部门有着怎样的关系呢？

销售部门就是要销售商品，所以除了销售活动外，拟订销售计划、管理销售员、顾客及销售组织等都是主要的工作，这些都是销售管理的范围。

那么物流是商品从上游（生产）到下游（顾客）的流通过程，还包含运输、保管、装卸货物到包装的动作。要是没有这些机能，就无法将商品有效地销售出去，因此这是一个不可或缺的部门。

连接物流业的上、下游，也就是将商品顺利供给出去的供应链管理观念渐受重视。在商品生产出来一直到到达客户那里之前，都是库存状态。即使在流动中，也是流动库存。

四、库存与决算

企业里重要的文件就是决算表。这是一份正式的财务报表，将公司的资讯以表格方式陈列出来，所以也称为“企业的成绩单”。当中的资产负债表就出现了库存。

特别提醒

所谓资产负债表，是指在一个年度终了，将公司所持有的资产、负债、资本等“财产”做成一览表。左侧（借方）为资金的用途，而右侧（贷方）则是明列资金的明细。

先来看看资产负债表借方当中的流动资产。所谓流动资产，就是在一年之内预定现金化的资产，或是以销售为目的的所有资产，特色是流动性极高。

这个流动资产里包含了之前说过的商品、半成品、原材料等“盘点资产”，也就是一般所称的库存。

盘点资产属于流动资产，也就是预定在一年之内转换成现金的资产，然而如果将盘点资产放过不理，将不会产生任何利益。换句话说，如果库存卖出就能得到利益，那么，这就是必须将库存减少的最大原因。

决算表中还有一个重要的附件，也就是利润表。库存和利润表也有密切的关系。利润表里，记录着企业的收益（销售额），显示的是企业为了确保收益所投下的种种花费，所以也可以说是公司的“经营成绩单”。

一直到商品销售为止所投下的金额，就是销售成本，此项目也列在利润表里。换句话说，销售成本，就是相对于销售价格的商品成本，通常就是采购产品的金额。不过，除了支付采买商品的金额外，商品的运输费及保险费等也都包含在内。

如果采购进来的商品没有库存，那么当它卖完时，它的采购成本和销售成本是一样的。然而现实中，这样的例子少之又少，所以一般的采购成本和销售成本数字是不同的。

销售价格和销售成本的差额就是利润，这里的利润我们称为销售总利润或粗略的称为利润。然而如果期末的库存量过多，那么进货成本便会减少，虽然最后利润增多，却只是表面的数字，而且还会造成财务状况良好的假象。

总之，计算销售成本一定要先掌握库存量，库存的数字即反映在利润表中。

要进行利润表计算就必须先确定库存数字。要计算损益，除了采购量外，还必须有单独与当期销售量对应的销售成本（费用）。也就是已经销售出的商品就是销售成本；相对的，剩余的商品，则成为库存的盘点资产。

但是盘点资产如果是还有销路的商品，便能卖出去换得费用，但如果是没有销路的商品，因为已经无法换得金钱。原本是造成损失的东西，在计算时却不是赤字，也无法成为营业额或利润，如果这项盘点资产越大，与利润或营业额的差距就会更大。

为了防止这种情形发生，便会出现丢弃没有销路的库存品，或是估计损失后列入报表，因此库存中的盘点资产对决算表影响巨大。