5.降低外界干扰

由于我们生活在一个复杂的社会群体之中，所以谁也无法完全排除干扰。其实应对大多数的干扰都是属于应该做的事情，例如和顾客谈话、答复员工的问题、接听老板的电话——这些都是分内的工作。

尽管如此，仍然能够尽量减少干扰，如果要提高办事效率，就必须减少干扰。如果在1个小时内集中精力去办事，这比花2个小时而被打断10分钟或15分钟的效率还要高。当受到干扰之后，还得花时间重新启动你的思维机器，尤其当受到几个小时或几天的干扰之后，就更需要较长的时间来重新启动思维机器。

因此建议你采取适当的措施，尽可能降低干扰。

(1)分析一下打给你的电话，最好是在登记几天之后

你是不是常常接到必须要转给别人接的电话？或根本没有必要的电话？如果是，研究一下采取什么办法可以减少这些电话。

例如，总机可能没问清来电者的问题，而不清楚该把这电话转接给谁。公司电话簿印有让人误解的头衔，或各电话簿的排列次序使人弄不清楚哪个部门究竟做什么样的事情，或者电话簿已有很长时间没有更正了。这些似乎都是小事情，但是如果因此而经常发生打错电话的情形，那就应该把这些问题提出来加以解决了。

不过，造成不必要干扰的最基本原因，是缺少有效的沟通。如果没有把什么时候发布新价格表、休假表，或为什么要扣除薪水告诉大家，大家就会打电话或亲自去问（干扰）某一个人。

(2)使用回电话的办法可以减少电话干扰

有些电话是相当重要的，可以让他们的电话随时接听。但是对于那些没有什么紧急事情的电话，只要记下对方姓名和电话号码，以便在方便的时候回电话就可以了。如果自己已经接了电话，可以当即回答说：“我过半个小时再给你回电话。”这样又可以集中精力处理手头的事情而减少干扰了。然后可以集中在午饭前或快下班的时候回电话，这段时间对方一般不太愿意多谈，因此就可以更容易处理好电话问题了。

很多人喜欢自己煲电话粥，而且来者不拒，任何人都可以打电话找他们。如果这种做法很适合你办事的方式，那当然没有问题，但是如果是在公共办公室，千万不可这样。但是从节省时间来看，大多数人会发现使用回电话的办法的确可以节省时间。

(3)一开始就定下谈话的语气

我们可以用诚恳的语气接听电话，然后再问：“有什么事情现在要我做吗？”一方面表示友善，另一方面也表明你正有事要办，闲话免谈。但如果太过于友善，比如说：“听到你的声音真是太好了，近来怎么样？”诸如此类的话，你等于向对方发出了一种好像很空闲的信号，那么你们之间的谈话就可能会延长好几分钟。当然这个原则也可以用在别人亲自来拜访时。

(4)定出打电话和咨询的时间

如果让别人知道什么时间可以打电话找你，以及什么时间不希望有人打扰，这对你会大有帮助，别人也会谅解你的这种安排。如果事先解释说你希望在上午9点半以前和11点半以后，以及下午3点以前和4点半以后接见别人和接听电话，别人并不会觉得你冒犯了他；而且你在上午和下午会各有一段相当长的时间集中精力用于重要的工作上。当然也要说明，这只是一个原则，如果有紧急的事情，还是可以立刻告知你。

(5)试试家庭办公

如果你的工作特点和工作性质许可的话，可以考虑偶尔半天或全天在家里工作，这样打扰的可能会少一点儿。

(6)来自上司的干扰

如果打扰大部分来自于老板，不要认为自己应该尽量忍受，应该选择一个适当的时机（当然不是在他刚刚打扰你的时候），向他解释你希望能够更好地管理你的时间，请问他是否能每天安排一段对你们两个人都方便的时间，一起讨论一些事务，而其他时间就不要临时讨论了。你的老板很可能会很欣赏你这种讲求效率的想法，甚至把这个想法传达给每一个人，要每一个人，包括他自己，都好好考虑一下怎样把时间管理得更好。