4.抓住工作中的“大石块”

一天，一个专家为一群商学院学生讲课。他现场做的演示，给学生们留下了一生难以磨灭的印象。站在那些高智商高学历的学生前面，专家说：“我们做个小测验”，然后拿出一个广口瓶放在他面前的桌上。随后，他取出一堆鸡蛋大小的石块，仔细地一块块放进玻璃瓶里。直到石块高出瓶口，再也放不下了，他问道：“瓶子满了吗？”所有学生应道：“满了”。时间管理专家反问：“真的？”他伸手从桌下拿出一桶小石块，倒了一些进去，并敲击玻璃瓶壁使碎石填满下面石块的间隙。“现在瓶子满了吗？”他第二次问道。但这一次学生有些明白了。

“可能还没有”，一位学生应道。“很好！”专家说。他伸手从桌下拿出一桶沙子，开始慢慢倒进玻璃瓶。沙子填满了石块和碎石的所有间隙。他又一次问学生：

“瓶子满了吗？”“没满！”学生们大声说。他再一次说：“很好。”然后他拿一壶水倒进玻璃瓶直到水面与瓶口平。抬头看着学生，问道：“这个例子说明什么？”

一个心急的学生举手发言：“它告诉我们：无论我的时间表多么紧凑，如果你确实努力，你可以做更多的事！”“不！”管理专家说：“那不是我想讲的真正意思。这例子告诉我们：如果你不是先放大石块，那你就再也不能把它放进瓶子里。”

那么，什么是我们工作中的“大石块”呢？我们可以根据事情的重要程度将工作分为A、B、C三类，并制定工作优先顺序表。首先在纸上列下所有的工作，然后逐一评估各项工作，在最重要的工作前标上A，次重要的工作前标上B，最不重要的工作前标上C。其中A类工作最为重要，因此应先处理A类工作。当完成目标分类的工作后，再将A类中的工作依其重要性顺序排列，至于B、C类的工作则可以暂时搁置。

A、B、C三类工作的优先性也可能改变，今天的A类可能是昨天的B类，今天的C类亦可能是明天的B类。

我们可以这么做：

(1)分析自己要做的工作

对每项工作逐次提出三个问题：能不能取消这项工作？能不能与其他工作合并？能不能用简单的东西代替？然后，再把那些必须做的工作分成A、B、C三类。

A类：约占全部工作的20%~30%，具有本质上的重要性与时间上的迫切性，完成与否会产生影响全局的后果。

B类：约占工作总量的30%～40%，在重要性与迫切性上不如A类，无严重后果。

C类：约占工作总量的40%~50%，无关紧要也不迫切，后果微小。

一般地讲，处理A类工作应占全部工作时间的60%~80%。

(2)判断关键工作的方法

首先看有无“四性”，即有效性、关键性、重要性、迫切性。有效性是指是否具备促进、限制工作效果的因素，关键性是对全局的影响程度，重要性是对目标的贡献程度，迫切性是指时间上的刻不容缓。只有同时具备这四性，才能列入A类工作。

(3)确定A、B、C类工作的进行顺序

若A类工作中有多件，则有个顺序问题。决定工作顺序有以下的原则：首先，要摆脱领导意志、各部门的压力和事情先后顺序的干扰，客观地确定它们的重要性与迫切性。其次，是要摆脱昨天，而着重于今天。每做一件事时，都要问“这件事现在做还有价值吗？”。第三，要看重机会，而非看重困难，成果最大的工作，往往是最困难的。第四，对采取的方法，应求其有效性和创造性，而不能仅求其安全性和简易性。

(4)实行A、B、C时间管理法的步骤

首先是分类。每天早上抽点时间，把全天工作分为特殊工作和日常工作两类。特殊工作按上述原则分为A、B、C三类，并确定实施顺序，填入A、B、C工作分类表中。

其实是实施。全力以赴投入A类工作，直到完成或取得预期效果后，转入B类工作。C类工作不必去做，如有人催办，可列入B类。最后是检查。每隔一到两周检查一下自己工作的记录，发现问题，及时解决。