严格控制办公费用

办公费用包括办公用品的采购使用、办公场地和资源的使用及其订阅的一些书报杂志等开支。其中，办公用品费用占据很大数额。

办公用品繁杂而琐碎，而且在人们看来，单批购买也花不了多少钱。可是，积少成多。如果把这些邮运费、打印费、纸张笔墨的费用加起来，可不是一笔小的开支。

一些大型的集团公司，仅每年的办公费用就可以达到百万元以上。其中，有多少是不应该买或者使用不当的，浪费了多少费用，没有人仔细衡

量过。有些大型企业电脑及打印机已达100多台。由于在电脑上管理不严格，造成上网聊天多、给私人打印多、电脑耗材多等浪费行为。仅对这家企业2004年统计，其打印纸、硒鼓、软件等消耗就达40万元之多。有些企业为了搞所谓的“形象工程”，不惜斥巨资购买大型摄像机和数码照相机，企业召开各类会议都要对领导进行录像拍照。

这些费用“不算不知道，一算吓一跳。”

江苏某市的供电公司有位员工算了笔账，仅是将单位的日常简报、文件都通过内网传递，每年可节省3000张打印纸。另外，通过实施设备性能动态管理，仅消防器材一项，每年就可节约开支10万余元。因此，寻找有效的方法控制办公用品的采购、使用、管理，可以在一定程度上缓解“办公成本”过高的困扰。

目前，许多企业也在办公费用方面严格控制。一些企业的行政费用支出在年度预算的基础上普遍压缩5%~10%，中石化提出“干毛巾也要拧出三滴水”的节约成本的策略，在每一张纸、每一度电、每一分钱上都要精打细算。

虽然每个企业的办公费用浪费程度不同，但是要控制办公费用，大致可以从以下几方面做起：

·严把办公用品审批关

为加强管理，规范办公用品的采购、领取及保管行为，既节约开支、减少浪费，又保证正常工作开展，应该在办公用品采购审批上严格把关。

比如，全部办公用品（含日用杂品、劳动保护用品等）的采购、发放、管理工作，由办公室统一负责。能不采购的不予采购；能少采购的不多采购。

一般办公用品的采购，在每月末由有关部门主管首先按用品类别填写好审批单，办公室依据库存及各部门的办公用量核对检查后提出采购计划；最后由办公室或者采购小组办理采购业务。特殊办公用品的采购，由部门提出申请，经行政主管批准后才可购买。

·严把办公用品采购关

办公用品采购要严把采购物品质量关，做到秉公办事、货比三家、择优选买，不从中谋取私利。采购实行双人双岗制。

·做好办公用品的发放与管理

要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台账，做到入库有手续、发放有登记。对于大型企业来说，可以由办公室交由仓管部门管理；对于小型企业来说，一般由办公室管理。办公室对办公用品的使用保管必须不定期地进行检查核实，发现缺少应说明原因，无原因、理由者，必须由当事人做出赔偿。

不论大中小型企业，一般办公用品的发放，都是由办公室主任或者主管人员签《办公用品请领单》后，直接发放各部门；特殊或者大宗办公用品的发放，必须由办公室主任签字后方可领用。

在使用过程中发现损坏和故障修理，必须报公司办进行统一协调处理及购买，任何部门不得擅自购买，损坏物件必须以旧换新。

·办公费用与部门挂钩

办公费等下达到各部门，制定百元收入成本费用系数，按收入80%、成本20%与工资奖金挂钩考核，超收有奖，超支处罚。对不执行收支两条线管理或以收抵支的单位则从严处罚。这样也可以确保企业收支差额目标的完成。

·正确使用办公设施和资源

为了让员工养成成本意识，最好建立《流程与成本控制手册》。手册从原材料、电、水、印刷用品、劳保用品、电话、办公用品、设备和其他易耗品方面，提出控制成本的方法。

比如，计算机、打印机、复印机等办公设备，长时间不用或下班后要进入低能耗休眠状态或拔下电源，减少待机能耗。

在用纸方面，日常工作用纸要做到双面使用，草稿尽量使用已单面印刷的纸张，不得随意废弃；力推无纸化办公，要求全员充分利用内网进行网络传送。

在用电方面，做到无人时不开空调、开空调时不开门窗，杜绝无休止运转；日常照明尽量采用自然光，非办公区域（如走廊、大厅等）尽量不开启照明灯，杜绝长明灯。

在用水方面，洗手间做到人走水关，严禁滴水和“长流水”现象的发生。

·缩减办公面积

原审计署审计长李金华说，中国公务员的人均办公面积是“世界第一”。在许多企业中，管理人员的办公面积也很阔气奢华。

可是，一些世界知名的大公司却本着节约成本的原则，缩减自己的办公面积。

在新加坡经济不景气的年代，越来越多的新加坡公司为了削减成本而缩小办公室的面积，甚至不等租约到期就提早解约。

即便是在如日中天的沃尔玛办公室，主管国际运营的杜克，在成为首席执行官之前，一直在一个低矮简陋的灰色房子里办公。在世界上年销售额超过1000亿美元的企业中，沃尔玛的办公室面积有可能是最小的。

·删除不必要的报纸杂志

在一些国企中，由于各种主客观原因，不必要的报纸杂志订阅了很多，许多都和企业的生产经营无关，占用了一定的资金。因此，在企业改制，报社、杂志社等单位也在改制的今天，企业完全可以根据自己的需要灵活确定报纸杂志的订阅，节省办公费用。

·应用办公新技术

在高科技和信息化发达的时代，有条件的企业的办公也可以考虑系统化、信息化，这样也可以减少办公成本。

陕西步长集团是国内大型制药企业，步长集团协同一家专门的办公管理系统，经实际数据统计对比，办公效率提高2倍，办公费用单季度降低50多万元。

原来，集团及各分公司、各部门发出的各类文件等都是用纸打印、派发、签收和转发，员工之间传递信息和文件通常采用电话、打印、传真等方式，费时费力。应用专门的办公系统后，员工间信息和文件的传递已大量转化为在线信息，在提高协同办公效率的同时降低了办公费用。

不要小看办公费用这种不起眼的隐形浪费。如果每位员工能够把不合理的浪费杜绝了，把不合理的办公费用砍掉了，就是笔不小的利润！