采购不当造成的4种间接成本

有些采购部门不是采购过早就是采购过迟，或者疏忽了采购中的隐性成本，付款时采取了不利于自己的方式等。这些都会增加企业成本，造成待料停工损失、延迟发货损失、丧失销售机会损失和商誉损失等；如果损失客户，还可能为企业造成间接或长期损失。

采购不当导致的间接成本可以分为以下几种：

1.采购过早的成本

存货不足意味着断料、缺货或失销。因此，许多企业都会考虑保持一定数量的安全存货而过早地采购。殊不知，过早采购会导致企业在物料管理费用上的增加，比如库存费用、搬运费用等。而且，一旦订单取消，过早采购的物料容易形成呆滞料。

2.采购过迟及其成本

采购过迟会相应地引起企业延期交货。如果客户愿意等到下一个周期交货，那么企业实际上没有什么损失；但如果经常缺货，客户可能就会转向其他企业。如果为了挽留客户利用快速运送交货的方式，则会发生特殊送货费用。这项费用比普通运费要高很多。

若失去了客户，也就失去了一系列收入，这种缺货造成的损失很难估计。对于企业的直接损失就是这批货物的利润损失。除了利润的损失，还应该包括当初负责这笔业务的人员人力、精力浪费等。除了利润损失，还有由于缺货造成的信誉损失。信誉损失对未来销售及客户经营活动却非常重要。

3.全额付款的成本

在大宗物品的采购中，有些采购员为了不耽误生产进度，往往采用全额付款的方式。结果，等到生产中发生问题，供应商往往一推了之，概不负责。

4.疏忽隐形成本的损失

某采购员被企业安排去想买一台复印机。他看好了两款：A款的价格是1000元，而B款的价格为1400元。这两款复印机的功能和质量相差无几，所以他觉得买A款会更省钱。

但是，当办公室使用后才发现A款的墨盒是每个80元，并且只能用1个月。此时，采购员询问B款的墨盒价格，得知每个墨盒只需60元，可以用2个月。然后，他算了一笔账。

A款墨盒的价格：80元×12个月=960元

B款墨盒的价格：30元×12个月=360元

一年下来，仅墨盒就相差600元，远远高于打印机价格相差的400元。显然，单价较贵的机型反而是更经济的选择。他忽略了采购中的隐性成本。

在采购时，千万不要以为摆在面前的成本清单就是所有的成本支出，因为还有很多看不见的成本等着你去支出。这就是隐性成本。

除了以上这些采购员自身因素引起的采购不当外，另外还有供应商到货不及时产生的增加成本现象以及到货后质量、数量不合格等现象。这些都需要采购员灵活应对。

为了防止以上采购不当现象的产生，采购员应该提高自己的能力素质，不仅拥有丰富的商品知识，有透过现象看本质的能力。而且在交易付款中也需要掌握一定的技巧。

这些要求主要包括以下方面：

·进行产品周期分析

为了防止过早或者过迟采购的发生，可以采取产品周期分析的方法。

例如，工厂的采购员在为本企业采购机器设备时，应该在价格最低的时候去买，这样最经济。如果是零售企业采购员在选择零售产品时，也想在价格最低时去买，此时可能会使采购品成为商场的呆滞品。

某建筑公司A为提高机械化水平。决定引进大型建筑设备，该设备最近才投入市场，此时市场价格为20万元。一年后，另一家建筑公司B看到该设备，也决定购买该设备，而此时价格已降为15万元。

由于A公司比B公司提前一年使用该设备，因此A公司经过统计发现该设备为企业创利5万元。

通过以上例子说明：在实施采购前，对采购品进行产品周期分析是非常重要的。

除了市场价格成本的影响外，采购还必须考虑到产品后期使用的维护成本。如果采购品的维护成本过高，则必须选择产品周期成本最小者。

·提高应急采购能力

如果由于销售计划紧急临时更改生产安排，材料的采购比较紧急时，就需要通过地理位置最近的生产厂家或者贸易商采购，成本放后；二是迅速找到供货厂家，选择最快的运输方式。

·提高协调沟通能力

对于供应商的原因引起的到货延长或者到货质量、数量不合格等现象，采购员在签订订单同时要确定大致到货时间，了解供方发货渠道和发货信息，掌握到货的主动权，尽量避免供方故意拖延发货时间。防止到货时间造成的影响，还需要采购人员有一定的物流常识，了解发货需多久到，通过什么方式到货更便捷。

偶尔因为供方失误或需方订单跟踪失误就需要和生产部门及时沟通，调整生产，尽量将损失降到最低。

对于供应商提供的质量不合格的情况，可以紧急替换，或者就近少量采购或者同行换货。为了避免这类情况出现，要与供方强调质量和产品的外包装，避免出现到货后不合格。

对于数量不符的情况，及时与供方沟通，商议赔偿结果。如果确定是物流运输损伤或者遗失，核算损失直接向物流公司索赔。

·留质量保证金

即便采购员对供应商的产品满意也不要豪爽地马上付款。特别是采购设备类物资，一定要留质保金。因为设备经常出现维修问题，留部分质保金是防止供方不处理时需方自己维修所需费用，具体金额多少要示供需双方而定。

总之，采购是一个比较琐碎的工作，不论是主观还是客观原因引起，采购中都可能会出现各种形形色色的问题，因此，遇见问题一定要灵活操作并要有充足的耐心。只有提高自己的采购能力，灵活处理采购中发生的问题，才能节省采购中的人力、物力、财力等成本。