第五课 如何驾驭不同的表达形式?

第一节 语言是最直接的形式

在生活中,人们选择表达形式是很自然而然的事情,在看到人时挥手打招呼,在开会时用笔做记录。但很多人没有仔细思考过,不同的表达形式所产生的表达效果之间的区别。

例如我们在职场工作中,很多人需要用到PPT,但不是每个人都想过为什么要用PPT,而不是直接用书面文字表达,那不是更准确吗?又或者,脱口秀为什么一定要讲出来,而不能在纸上写出来呢?

这些都属于表达形式的问题,其中同样有可以掌握的技巧。

一、语言表达概述

语言是人类使用最广泛,也最古老的表达形式。《圣经》中曾经有这样一个故事,在最早的时候,世界上所有人使用的都是同一种语言。

那时候的人沟通起来很方便,他们商量着:“来吧,我们要做砖。”说着他们就拿砖当石头,又拿石漆当灰泥。他们商量着:“来吧,我们要建造一座城和一座塔,塔顶通天,为要传扬我们的名,免得我们分散在全地上。”这一举动惊动了上帝,他担心人们齐心协力,便能撼动神的权威,于是他大手一挥,变乱了所有人的语言,让他们无法顺利沟通,人们只得停了下来。后世把那座城叫作“巴别”,所谓“巴别”是“变乱”的意思。

传说未必为真,但是这个故事说明一个道理:无论语言给我们带来多少问题,它依然是沟通最重要的工具。如果没有语言,人类的沟通、合作、感情交往都会受到极大影响。

那么语言到底是如何影响人的沟通的呢?我们可以从两个角度来理解。

第一个是它的符号特征。自然界充满各种各样的信号:草丛抖动,说明背后有动物;动物惨叫,说明它感到痛苦。人类的语言也是如此,其背后有着比自然界更复杂的符号含义。比如一个人举起5根手指,这可以表示数字5;竖起大拇指,通常是表达“很好”的意思。这是作为人类共享的一套符号系统,可以在很大程度上提高沟通效率。

但是很多时候,语言的意义也是不准确的。举个例子,我们走进一家理发店,告诉理发师:“请帮我剪短一点儿。”他心领神会地点点头。然后我们会惊讶地发现:理发师理解的“一点儿”,是我们理解的“很多”。我们的头发被剪到短得可怜。

美国学者爱德华·霍尔曾提出了一个“语境理论”,即语言的真正意义,很大程度上取决于使用情境。

比如我们刚才说的“一点儿”,就很依赖语境信息,理发师需要充分考虑顾客讲这个话的情况:顾客本身的发型、发量、职业场景等等,然后才能推论出这个“一点儿”的意义。但如果顾客换个说法:“请帮我把头发剪短1厘米。”这就属于低语境支撑。因为这样的表达不需要听众结合情境,一听就懂。我们自己表达的时候,如果想要把话说得更清楚,也可以减少使用这种依靠语境的表达,直接准确地表达自己的意思。

第二个则是语言的文化性。不同文化的语言不同,即使同样的词语,在使用习惯上也大相径庭。我们举个例子,日本的保险公司经常会提醒他们的客户,在日本以外的地方发生事故要避免说“抱歉”或“对不起”。为什么呢?因为在日本的文化背景中,道歉是一种表达善意、维护群体和谐的沟通方法,即使他跟你说“对不起”,也并不代表他真的有错,很多时候只是觉得不应该给别人添麻烦。但如果离开了日本,道歉就会让其他人觉得,这个人有主观上的错误,从而被动地为一些事故负责。

另外,有时语言在不同的文化群体中也有很大差别。许多父母跟孩子沟通起来会觉得很费劲,觉得孩子嘴里总是出现一些“新词”,自己跟不上。比如给力、纠结、躺平等网络用语,又比如中二、傲娇、颜值等二次元词汇。

这些问题的出现其实很正常,其背后反映出的就是两代人不同的思想观念和生活方式。毕竟在主流的生活群体之外,还有许多亚文化群体,他们有许多拥有共同爱好的小圈子,这些都是不同文化之间的沟通差异。想要完全消除这些差异很难,但是我们可以从以下几个角度,去提高自己的语言表达能力。

二、语言表达技巧

? 自信、乐观是基础

很多人害怕与人讲话,尤其是在很多人面前说话。有的人是怕自己说不好,有的人是害怕自己会受到反对。但总结起来无非是因为有恐惧心理,不敢表达自己的想法。

对于这类问题,沟通大师卡耐基曾经说过一个有趣的方法:“如果你害怕说话,你就假设听众都欠你的钱,正苦苦哀求你多宽限几天,而你就是神气的债主,根本不用畏惧他们。”

总之就是,不管我们想说什么,想用什么说话技巧,都必须使自己相信:我要说的话很有价值,如果对方听了我说的话,一定会受用无穷。一旦我们的语言表达中有了这种**,那即使是很短的谈话,对方也能感受到我们内心的力量。

当然,自信不是无缘无故的,而是来自充分的准备。我们需要对话题、对自己的观点足够熟悉,我们能讲一些真实的想法和亲身体验,或者引用某些现实数据,以此应对对方的提问,同时我们也会避开自己的知识盲点,不去想那些令自己分心的事,等等。我们还需要进行充分的自我暗示,鼓励自己在说话时表现得更出色。

? 用提问增加对方的参与感

有时候,我们觉得自己说出一个很精彩的观点,或者很有用的建议,却并没有得到诸如“你说得太对了!”“你说得太有用了!”的反馈。这是因为在我们表达的时候,对方并没有参与进来。

当我们和别人沟通时,直接说什么观点,或提出一些建议,对方心里经常会想:“你怎么会知道真实情况呢?你也就是随口说说吧。”这种情况下,对方并不会觉得我们说的有多么对,潜台词:我不会马上接受。

因此,我们需要用提问的方式,引导对方思考,让对方觉得,不是我们在向他灌输某些观点,而是他自己一步一步想出来的,这样才能让对方真正认同我们。

为了达到这个目标,我们可以从不同角度去启发对方的思考。一般来说,我们可以从以下几个角度去启发别人:你的目标是什么?有什么明确指标?你的现状如何?你为目标付出了什么努力?你认为自己和目标还有哪些差距?可以在哪些方面改进?等等。当我们认真去启发对方时,你会发现,他自己是真的能够得出答案的。

具体来说,我们首先应该与对方共情。例如有个同事抱怨:“我太伤心了,又被经理给教训了。”这时对方处在心情低落的状态,我们应该去安慰,帮他分担一些负面情绪。同样的,如果对方情绪很高昂,我们可以去鼓励肯定,分享快乐。

其次,我们应该抓住痛点,聚焦对方面临的问题。比如在刚才那个例子中,我们安慰同事,等到他的情绪平复后,接着询问:“经理为什么要说你呢?”这个时候,对方也会随着我们的提问,去回想自己的经历,跟我们一起思考分析。

最后,我们再提出自己的观点。虽说这是我们自己的观点,但由于经历了一个共情、思考的过程,双方已经在情感和思维上达成一致,接下来无论我们提出何种观点,对方都会更容易接受。

? 避免误解同样重要

前面的内容我们提到,许多语言本身会造成歧义。比如我们和领导开会,会后领导交代:“把会议的内容整理一份,尽快交给我。”结果当我们第二天早上把会议记录给领导的时候,领导反问道:“怎么用了这么久,我昨天晚上就想用这份材料。”

问题是,领导并没有明确说晚上要这份材料,这样的错误问题应该归咎于谁呢?实际上是语言表达的问题。

为了避免这些情况,我们在语言表达的时候应该尽量说得更明确一些。尤其在职场中,少用“可能”“好像”“大概”那样的表达,多用明确的时间、地点、人物、动作和数量。

还有一种误解需要避免,属于文化方面的。比如我们对某些群体的刻板印象:程序员总是很呆板,体制内总是很保守,私企内总是很精明,女性比较多愁善感,男性都比较大大咧咧,等等。

不管这些刻板印象是正面的还是负面的,都存在一个重要问题——过分强调共性,忽略了个体的特性,而这对我们的沟通会造成很大障碍,让对方觉得没有得到足够的尊重。对这些容易产生误解的表达,我们应该注意规避。

这节我们讲到语言表达的两个特征——符号性与文化性,然后我们讲到了语言表达的三个技巧:养成乐观、自信的心态,用提问增加对方的参与感,避免语意不清和刻板印象带来的误解。

下一节,我们将介绍书面表达的技巧。