第二节 如何让书面表达规范高效？
在第一节中，我们说到语言表达的特征和技巧，这一节，我们来讨论一下书面表达。
往远了说，古人知识和智慧的传承，大多靠的是书文记载；往近了说，我们生活中写报告、签合同、发邮件等等，这些正式的沟通，都属于书面表达。书面表达在众多表达形式中具有不可替代性。这一节，我们就来讨论书面表达的特征和技巧。
一、书面表达的不可替代性
要理解书面表达的不可替代性，首先要理解，它相比于一般口语表达的几个特点。
? 思想性
我们平常说话，很多时候是非常轻松、简明，没有一定主题的。但如果拿起笔写字，就往往无法 “信马由缰”了，书面表达常常有一个明确的主题，有相应的选材、立意，以及大致的内容。而写作的人，也会按照自己的思想标准去安排文章的风格、形式、技巧等要素。文章背后，往往体现的是一个人的思想。
我们常说“文如其人”，如果一个人思维清晰，思考深入，那么他所写的文章往往也是简单易懂、观点深刻的；相反，如果一个人平常做事就不甚靠谱、优柔寡断，对很多事物一知半解，那写出来的东西多半也结构残缺、拖沓重复，令人不知所云。
因此在很多时候，书面表达是判断一个人思维能力的直观工具。一个人可以通过死记硬背掌握许多语言表达的套路，在简短的口语表述中还像那么回事，一旦落实到纸面上，便显现出真实水平了。古人也会感叹“文以载道”，即文章是用来传播圣贤之道的，可见书面表达有多重要。
? 单向性
绝大部分书面表达，都是单纯地由作者面向读者，单方面进行信息输出的。这也就决定了比起口语交谈，书面表达的互动性较弱。作为作者，短时间内只有一次向读者输出的机会，而作为读者，也只能选择被动地接受或不接受，难以及时反驳。只有极少数的书面表达，比如信件、电报等，可以实现简短的沟通，但这种沟通的内容受到了篇幅的限制。
在进行书面表达的时候，作者经常需要反复地思考、琢磨，最大限度地表达自己心中所想，论证观点，避免产生歧义。所以我们经常会看到，作家为了更好地表达自己，会对文字反复增删、修改。
关于这一点，有许多很出名的例子，比如海明威的经典作品《老人与海》，它全篇只有2万多字，但其实这本书的初稿有十几万字，只是海明威在修改过程中，几易其稿，这才把小说压缩到短短的2万字。对此，海明威还有句名言：一切文章的初稿都是臭狗屎。话糙理不糙，我们从这里也可以看出，对书面这种单向的表达形式，很多作者都持谨慎、认真的态度。
? 规范性
书面表达材料，经常会被用于正式的场合。像我们写证明、签合同等等，到最后都要诉诸纸面。这就要求我们的书面表达必须规范。一方面是格式上的规范。我们常说的报告、证明、各类公文等书面材料，都会有相对明确的格式，一般情况下要按格式书写，不能随意创作。另一方面是内容上的规范。我们的遣词造句要符合一定的文法、句法。
比如一个句子有“主谓宾”，我们必须把这三个要素凑齐，不能少了任何一个。又比如一些生僻字、网络用词，这些不规范的表达，也不能轻易写到书面上，这就要求我们必须遵守那些书面规则。
二、提高书面表达技巧，帮你写出严谨高质量的文章
? 结构化思维
“结构化思维”源自著名的“金字塔原理”，简而言之，就是聚焦事物的不同维度所形成的系统思考方法。
举例来说，人们在面对形形色色的问题时，更多时候是对熟悉的话题才有话说，乐于分享观点，就像医生谈健康、“码农”聊IT技术，对自己不太了解的话题，人们更倾向于“知之为知之，不知为不知”，这也是我们人际交往中的一种美德。
但从结构化思维来看，解决问题不仅靠专业度，即一个人对细节的了解，也要看“结构”，即对宏观框架的掌握。其实针对这种思维，我们小时候也有过类似的学习。例如讲写作的时候，老师会告诉我们，写记叙文，一般是从“时间、地点、人物、事件”这四个维度来写；写议论文，一般写论点、论据、论证方法。按照类似的逻辑，这种结构可以继续细分，比如“时间”可以分为“事前”“事中”“事后”，“论据”可以分为“直接论据”“间接论据”。
这样一来，我们会发现，许多看似高深的书面表达，其实都可被拆解出充满细节的骨架，从而为我们行文提供许多表达思路。
我们自己要写的文章，经常有我们自己的选题、立意、观点和素材等等，很多人习惯于“借鉴”他人的文章，但许多写作，尤其是职场中的写作，展现差异化才能让自己的文章在众多同类内容中脱颖而出。所以相对合理的做法，并不是借鉴他人内容来“洗稿”，而是建立属于自己的一套文章框架。
具体来说，一方面是进行拆解。在看到各种不同类型的优秀文章时，运用结构化思维，从核心观点出发，将分论点、素材进行编排对应。这样就可以得到一个相对完整的框架。
另一方面则是改进。针对我们得到的框架，按照实际需求进行完善。例如有的文章偏重分析，我们更需要解决办法，那就可以适当调整结构框架，让其符合不同的应用场景。在动笔时，再根据框架纳入文字素材，一篇文章自然水到渠成。
当然，形成结构框架只是书面表达的基础，对写作来说，还有许多技巧。下面我们从结构化思维的角度，介绍两个技巧，用于完善书面表达。
? 多级标题法
这个技巧我们应该比较熟悉。我们在看书时，注意到许多书都有目录，里面是书籍的章节；在不同章节内，还会看到许多小标题，用来提示这部分的内容。我们写文章也可以借鉴这种方法，用不同层级的标题展示文章的整体结构，引领读者的思路，帮助他们进行理解。
需要注意的是，标题不是“打哑谜”。我们不要像很多小说那样，简单写两个字就算一级标题了，毕竟结构化的文章和小说不同；小说也许要留下悬念，但结构化思维则是为了让别人看得懂，听得明白。
因此，通过结构化思维得出的标题，应该像我们前面说到的“核心观点”一样，充分概括这部分文章的内容。一般来说，我们设置标题要符合“SAP”原则，即简单（simple）、精确（accurate），而且有利益（profit）。
例如下面这个标题，物价上涨，导致生活水平下降。看起来很简单，而且与读者的切身利益有关，但却不够精确。什么物品价格上涨，对生活水平有多大影响呢？这时候我们可以稍微改一下，让标题更加精确，比如：猪肉价格上涨，导致许多家庭桌上的肉菜消失。如此形容就更形象生动。这样写小标题，可以让读者觉得，看我们的文章，好似读一篇篇吸引人的“小文章”。小文章合起来，最后论证一个大观点，阅读的系统感会更强。
我们自己也可以通过不同的标题，检查整个文章的体系是否完整，逻辑是否形成闭环，观点是否站得住脚，等等。
? 衔接法
衔接法指的是加强文字间的过渡，从而连接文章的不同部分。一般来说，我们写文章，各个部分有一定的逻辑关联，但内容往往相互独立。这就需要我们在不同部分间制造一个“过渡”，引导读者的思路，并且提示他们：我们要离开这个部分，进入另一个章节了。
这就好比影视剧的一个拍摄手法——“转场”。它会在人物对白或是场景的“空隙”，告诉观众主人公下面要到哪个地方去，处理某件事情。有时是一个画面，有时是一句话、一段字幕。观众看了以后就不会觉得内容转换太过突兀。
那么，要在文章中加强衔接，具体应该怎么做呢？最常用的技巧是小结和启示。所谓小结，就是把前一部分文章的内容做总结，为读者梳理思路；而启示呢，就是按照章节之间的逻辑结构，引出下一部分要说的内容。
比如我们现在写文章向客户介绍一款产品，那么在介绍结束时，就可以“小结”一下，把产品的特点写出来：质量好、设计时尚、便携好用等等。然后再启示一下：“这么好的商品，其实我们卖得并不贵。”引出读者的悬念，接下来就可以继续介绍产品的成本、价格、利润等内容，并引导消费者购买。
通过小结，我们可以很好地为读者做总结，增强他们对文章的记忆与获得感；通过启示，可以引起读者阅读下一部分的兴趣。如果能把这两种过渡的方法用好，读者甚至感觉不到内容和主题的变化，在不知不觉间，就把文章读完了，这就属于相对高级的表达。
说到这里，我们这节的内容就差不多了。这一节我们讲到，书面表达的特点，以及用结构化思维提高书面表达的技巧。
下一节我们将讨论“怎样发挥肢体语言的魔力”。