第2章 旅行跟踪及情报事务：现在是凌晨3点——你知道你的侨民都在什么地方吗？
如果你不知道你要去哪里，任何一条道路都将带你到那里……
——乔治·哈里森
知道员工所在的位置，尤其是在紧急情况的时刻，是一位成功的安全保卫经理随时随地能够获得最重要的计划或方法之一。可同样重要的是，要了解和知道员工即将出差旅行所去的国家、地区和场所，或者目前正在这些地方出差旅行；另外同样重要的是，要了解和知道员工在他们出差旅行之前准备去什么地方。
在紧急状态情况下，诸如美国发生的“9·11”事件或伦敦发生的“7·11”事件，至关重要的就是要具备迅速查明、弄清员工的所在之处的能力，比如说，这些员工可能正在纽约城或华盛顿特区出差旅行；或者当地铁炸弹和大规模交通袭击发生的时候正在伦敦。在非紧急状态情况下，在员工或者承包商离开之前就预先了解和知道他们即将出差旅行的地方也非常重要。
幸运的是，技术以及各种程序可以运用和建立起来，以解决信息缺乏的问题，并为你提供预先警告。另外，出差旅行人员现在能够通过电子邮件，或无时无刻不离的手机短信和掌上电脑接收到旅行安全与人身安全方面的信息，这些信息对他们的安全保护至关重要。这项技术被称为“旅行跟踪”，是由计算机软件构成，连接旅行社的预订平台。
“旅行跟踪”的工作原理：出差旅行人员继续与旅行社人员联系他们的旅行预订。电子机票订购以后，旅行社就会将信息编码上传至旅行跟踪/信息供应商。此类供应商将相应的通知转发送回到旅行者，告之他或她已经进入旅行跟踪/信息数据库。旅行者按照要求填写完成网上档案要求的额外信息，然后再回传到供应商。
出差旅行人员现在就能够获得相关国家和地区的旅行信息。他们能够收到“强行推送”的电子邮件，就是要向他们提供有关地方安全和人身安全方面的信息，内容上，举例来说，从麻疹病爆发到种族冲突、恐怖分子袭击、政变、疏散撤退通知，或者其他非常有用且又属于即时的小道消息。这些信息在机票确认订购之后立即开始推送，在整个旅行中一直持续推送。举例来说，旅行者星期二预订并购买了赴阿尔及利亚旅行的机票。他的行程一直持续到下一个周日。他会在星期二收到第一个通知，随后的一个星期都将收到电子邮件，直到他按计划周六回到家/到达最后目的地时才停止推送。
“旅行跟踪”系统还可以使出差旅行者的部门经理和企业安全保卫经理获得附加收益。依据谁能够获得旅行跟踪数据信息，该系统对预计的旅行计划在旅行实施之前就已有实时的记录。这使得此次旅行在实际行程之前就受到详细、严格的审查。举例来说，如果某一员工预订赴哥伦比亚的波哥大出差，安全保卫经理能够查明赴该地出差是否有正当合理的商务原因，可能需要与该员工的部门经理联系以核实此次出差是否有商务重要性。
“旅行跟踪”系统在紧急状态情况以这样一种形式发挥作用：如果伦敦、孟买、曼谷或以色列发生严重骚乱，有权获得这些数据的经理们就会上网，立即就能获得一个链接，既提供世界旅行跟踪地图，又能链接上任何一个涉事国家。只需点击这个链接，它就会提供每一位旅行者在特定的时间在该国的旅行日程。向下滚动该链接，它就会提供诸如所乘航空公司、居住酒店等详细情况，甚至他们租车的公司等等——他们在预订登记时就已预订的所有事务。如果世界地图显示（在印度）没有员工，举例来说，安全保卫经理就可以长长地舒一口气。
如果世界旅行跟踪地图没有显示某个出差旅行者在那个国家，特别是在所关注的涉事城市中预订了酒店的人，此时，安全保卫经理就要立即采取行动。可以尝试通过电话联系出差旅行者以确认他或她是否安全、是否意识到所处的紧急状况，并向他或她介绍、叙述所要采取的一系列最佳行动。如果出差旅行者的位置无法从预先录入到旅行跟踪数据库的旅行日程表上确认，那么就需要启用其他的旅行跟踪方法。
但愿你的公司已经建立了一套委托式“紧急联系人”计划，就是：出差旅行者在他们旅行之前指定一个紧急联系人。这个紧急联系人就是与旅行人员共同工作的人。这个被委托的人是一名同事，不是家庭成员或近亲，而是一名知道他或她出差旅行去什么地方、知道他或她将要会见什么人以及其他一些事实的人。这个紧急联系人可能是出差旅行人员的部门经理，因为经理的职位应该知道旅行的目的；可能是旅行人员要会见的供应商，知道某些至关重要的细节，可能对找到旅行者的位置有帮助。紧急联系人必须是很容易就联系上，包括预留的家里电话和移动电话信息。再次强调，这个紧急联系人的信息也应链接到旅行跟踪数据录入软件平台。
当你努力试图联系出差旅行人员，并随后通知警告紧急联系人时，这两种情况下，你其实就是处于搜索模式。出差旅行人员，如果旅行跟踪系统工作正常，就已经尝试与紧急联系人建立联系，因为他知道，如果自己的紧急联系人听说了所发生的严重事件，他或她肯定非常担心自己的情况。在你们三者之间，你现在已将紧急联系人系统准备就绪，因而可以找到出差旅行人员的位置，确定他或她目前的状态，并将相关的地区设施和人身安全的信息传递出去。最重要的是，你向紧急联系人叙述了他或她必须要从出差旅行人员那里获得什么信息，以及必须向出差旅行人员传递的信息。
“旅行跟踪”软件系统还具备一项至关重要的辅助功能。这项功能可以将即时的世界“群发”电子邮件信息同时向所有旅行人员发送，或者在某一时刻向某一特定旅行人员发送。短信内容属于自然性质：“请立即向安全官员报到，获取重要信息”或“启动原地不动程序”。当然，这里的“保持原地”是一个专用名词，必须向出差旅行人员预先通报介绍，就是要求出差旅行者在遭遇自然灾害，或其他危险境遇时，必须保持在他或她目前所在的地方——而不是冒险跑到不安全的道路情况和路障区以外。你甚至可以将所在国家或地区的危机管理计划附在电子邮件同时发出。无论信息是否传送出去，总之，你现在拥有另外一个资源，添加一种电子方式联系出差旅行者的尝试。
旅行跟踪的另一个方法（也是不花费你公司任何成本的方法），是由美国政府管理运作。它是在美国国务院的网站www.travelregistration.gov进行旅行注册程序。旅行者根据要求提供诸如姓名、出生日期、护照号码、目的地国家和将要停留的地址以及联系电话等等。该数据库要求旅行者提供电子邮箱地址，目的是为了在旅行者注册之后立即，以及在他们的旅行期间向相关的旅行者提供警报和通知。出差旅行人员可以将一些人的姓名和联系电话输入该网站，这些人是他们正在某一国家停留期间，一旦家庭或个人发生紧急情况时，希望国务院或当地使领馆帮助分享他们的信息。在紧急情况或灾难发生时，美国大使馆及时将被称之为“旅行安全”重要通知发送到你的电子邮箱。这类信息安全地存储在美国国务院的数据库。在遇到国家紧急状态或一些个人紧急情况时，国务院通过美国驻该国的大使馆或领馆，试图确定旅行者的位置。另外，个人紧急情况时，也可以依据和利用具体旅行者的位置，比如：家庭成员由于需要向旅行者立即传送不幸的信息而联系国务院以追寻到旅行者的位置；或者是当旅行者失踪或很晚都未能报到的情况下。出差旅行人员也可以通过联系他们访问国家的美国大使馆进行注册。
毫不惊奇，旅行跟踪系统也已运用高科技。个人全球定位卫星系统（Personal Global Positioning Satellite）旅行跟踪发射接收设备已经出现。这些设备是数十年来用于海上搜索与救援的人员定位信标（Personal Locator Beacons）的衍生产品。此项技术设备的移动版本也已应用于公路上实践数年。简单的个人全球卫星定位设备或个人全球卫星定位信标装置也早已应用于运送贵重货物的大型卡车/拖车，或者被“内置”于被运送的包裹之内，以防止和阻止被盗。这项技术运用环绕地球的同步卫星技术，旅行跟踪设备一旦启动后就会向该设备发出信号提醒。该设备具备双向功能，当遇到紧急情况时，可以由出差旅行者启动，向监控设备发出警报信号。控制服务中心还能够将信息返送回到旅行者，以确定核实其当前状况。该设备体积相当小，可以放在公文包内，或者安置在汽车仪表盘下面。在紧急情况下，比如，犯罪行为，或犯罪企图，或正在实施的绑架行为，（旅行者）应立即按下信号发送按钮。如果遇到紧急医疗情况，按钮必须连续按两下。只要出差旅行人员将该设备携带在身上，或仍坐在车里，它就能够记录和跟踪到他或她到任何地方。
自动化与技术非常奇妙。然而这些年来，我知道有许多安全保卫经理和总监们，他们都因诸多原因而不愿意接受和采纳这些技术所带来的益处。有些人感到是一种威胁，担心新技术的应用可能取代他们或她们的位置。比如说，有人定购了旅行跟踪软件，可以提供每日情报信息摘要。此类情报信息摘要可能非常重要和及时。情报信息摘要是预先筛选出来的至关重要的事实和征兆相关的简短信息。这个摘要直接切入主题，很容易就能够确认在某个特定区域或国家的出差旅行者，也许由于自然或人为的灾难可能处于危险之中。我在许多情况下使用这些情报信息摘要向出差旅行者、项目经理以及高层管理者们提出预警，内容包括正在临近的台风、国家政变、暴力抗议和示威活动以及疾病暴发等。我定期将此类每日情报信息提供给我的经理和其他重要部门的经理以及员工。我曾经遇到某企业负责安全与保卫的副总裁，他表示，这是他所阅读过的内容最有用，编辑最精炼的信息。我同意。我曾接触过有些安全保卫专业人员，他们对传递、提供这类碎片信息犹犹豫豫，担心显得自己好像就是一个信息中间人，没有什么用。我认为，我们都曾经遇到许多人，他们都有兴趣收集信息，使用这些信息就像是银行存款的账户。与其说这类信息看上去没有用处，我倒认为，安全保卫专业人员看起来更像是英雄。他或她现在已经发现了这个信息宝藏，也就是，当与其他渠道的信息综合起来时，就能够确保企业提供最有效的监督以达到最大效益地保护人员和财产安全的目的。
充分利用诸如本书刚刚提及的技术与资源，可以加强、改善企业安全管理计划，并提供补充；可以使安全管理计划更符合当前局势、更及时、更应急、更灵活、更富于实施力和更具预警性。只要你的机构非常幸运地拥有一位全职分析人员，具备足够的能力综合数百种出版物和网络资源的信息（甚至你自己做这些事情），这类情报信息摘要和电子邮件通知可以使这个世界完全不同。
关键问题：旅行跟踪系统
关于旅行跟踪系统，最重要的是要铭记：知道和掌握员工旅行可能要去的地方，并且在他们执行任务和旅行途中有能力追踪到他们，这是如此的重要。更至关重要的是，在员工离境之前就知道他们计划去什么地方旅行，以便对其旅行的必要性进行评估，使你能够向他们介绍情况，并制订他们的行程和人身安全计划。如果你将旅行跟踪方案包装成为一项安全方案，向员工和高层管理者介绍和推荐旅行跟踪方案时常常就更成功。员工旅行之前获得准确的情报信息，适时适当地向员工介绍情况，以及紧急情况下可求助的技术支持，这些都是你的危机管理方案和安全计划成功或失败的关键。
案例分析：孟买爆炸事件
2006年7月11日，印度的孟买发生一起火车爆炸事件。爆炸设定在高峰时段，目的是为了使尽可能多的火车车厢受到重创。爆炸发生在美国中部标准时间的零点整，当时我正住在这一时区。我一意识到发生了什么事情，就立即通过互联网登录网上旅行跟踪系统上我的国际紧急账号。数分钟之内，我就找到并确定了数位旅行正要进入或撤出孟买，或就在印度地区的员工的位置。我能够获得这些出差旅行者们的行程，他们到过什么地方、他们准备什么时候离开，以及他们的住宿安排。我能够确定并找到他们的紧急联系人（出差旅行者预先确定的人/同事，他们掌握着出差旅行者在国内的工作日程、计划中的会见和其他关键性的信息）。我联络这些紧急联系人，询问是否有他们联系的出差旅行者的消息。7个联系人中，有4个人或者通过电话与旅行者联系上了，或者已接到旅行者电话，并向他们报告了平安。只有1个旅行者仍然下落不明，试图通过移动电话与此人联系也未成功。移动电话网络不久就超负荷，无法再使用。这位出差旅行者是一位出生在印度的美国公民。当时，我就使用国际紧急技术软件的群发电子邮件功能，得以发出一封电子邮件，说明我们非常关心这位旅行者的安全，请他立即联系他的紧急联系人或企业安全保卫经理。我找到了美国驻开罗大使馆的电话号码，正在此时，这位旅行者的紧急联系人给我打电话，告诉我此人刚刚给他打电话报了平安。这位旅行者用他的黑莓手机收到了那个电子邮件，就用座机给他的紧急联系人打电话，因为当时移动网络仍然处于关闭状态。企业安全保卫经理头上又添加了数根白发！