第一节 行政应用文概述
学习目标
1.了解行政应用文的概念。
2.了解行政应用文特点与分类。
3.理解行政应用文的规则。
4.掌握行政应用文的写作，加强学生对行政应用文知识的理解能力。
一、行政应用文的概念
行政应用文又叫公务文书、公务文件、机关文件，简称公文、文书、文件等。是指党政机关、社会团体、企事业单位以及其他各类法人主体在政治生活、经济建设、科学文化事业和管理社会生活中使用的各类实体应用文的总称。
2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
二、行政应用文的特点与分类
（一）行政应用文的特点
1.法定的权威性
行政应用文的法定权威性体现在行政应用文的作者是法定的。
2.严格的规范性
所谓规范，即约定俗成或明文规定的标准。
3.明显的时效性
制发行政应用文，目的性很强，就是为了展开、推动或实现现实中的公务活动。
（二）行政应用文的分类
1.从行文关系上分为上行文、平行文、下行文三种。
2.从文件的机密性上可分为机密文件、内部文件、公布文件三种。
3.从文件的性质上可分为法规文件、行政文件、党内文件三种。
4.从文件的来源上可分为对外文件、收来文件、内容文件三种。
三、行政应用文的格式与要求
（一）公文页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm；
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm；
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。
（二）公文中图文的颜色
未作特别说明的公文中图文的颜色均为黑色。行政机关的公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。
（三）公文排版规格与印制装订要求
排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。
制版要求：版面干净无底灰，字迹清晰无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BLI100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％、M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
装订要求：公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉外订眼距书芯上下各1／4处，误差±4mm。平订钉距与书脊间的距离为3~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成 90°，无毛茬或缺损。
（四）公文中各要素标识规则
公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色及线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
眉首包括下列要素：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文序号、签发人、红色反线。
主体包括下列要素：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注。
版记包括下列要素：主题词、抄送、印发机关和印发时间、其他要素、版记中的反线。
公文份数序号:公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位则根据实际情况而定，但至少应不少于两位，“1” 为“01”。
（五）秘密等级和保密期限
1.秘密等级
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级详细范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，“机密” 是重要的国家秘密，“秘密”是一般的国家秘密。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。
2.保密期限
保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文制发单位能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。
（六）发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘约25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘约80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm。联合行文应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（七）发文字号
发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成：第一个层次是发文机关代字；第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。年份用阿拉伯数码标出全称，用六角括号“〔〕”括入。序号是发文的流水号，一般都是按文件的形式统一编流水号，不编虚位（即1不编为 001），不加“第”字。
（八）签发人
只有上行公文才需要标识签发人姓名，此时发文字号居左空1字，签发人平行排列于发文字号右侧。签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行,并使红色反线与之的距离为4mm。
（九）红色反线
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
（十）公文标题
公文标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。
（十一）主送机关
主送机关位于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各市、县人民政府” 。
（十二）公文正文
公文正文紧接主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
（十三）附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。
（十四）成文时间
用大写汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识位置一般置于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定。
（十五）公文生效标识
公文生效标识是证实公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名（公文一般用签名章）。公文生效标识有以下两种情况：一种是单一发文机关如何标识公文生效标识；另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
（十六）单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章一般应上距正文2mm以上，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中央线压在成文时间上。印章是公文的生效标志，一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。印章是鉴定公文真伪的最重要的标志。
（十七）联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整洁。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，两印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。两个或两个以上印章只能采用一种加盖方式，即不管个别印章适合哪种加盖方式，而统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整洁、美观。
行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。
（十八）附注
公文如有附注，应使用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注重的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意（按国办要求，上行文应在附注中标注联系人及联系电话）。
（十九）主题词
主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
（二十）抄送
公文如有抄送，应在主题词下1行；左空1字用3号仿宋体字标识 “抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
（二十一）印发机关和印发时间
印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门，也可标识发文机关。
（二十二）版记中的反线
版记中各要素之间构加一条反线，宽度同版心。
（二十三）其他要素
翻印其他机关的公文时，需在印发机关和印发时间下加一栏，即翻印机关和翻印时间，排版方法同印发机关和印发时间。
如需标明共印份数，应在印发机关和印发时间下一行居右顶格排。
四、特定格式的公文
99新国标中除规定了通用的平行文或下行文、上行文外，还规定了三种在行政机关的日常事务中常常用到的特定格式的公文：信函式公文、命令（令）公文、会议纪要。下面主要介绍信函式公文的格式。
在制发机关公文的实践中，常常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外，其他各要素均与“文件式”公文相同。详细格式如下：
1.发文机关名称后不加“文件”二字，这时的发文机关名称一般不用简称，如国务院这种“信函式”公文，机关名称便标识为“中华人民共和国国务院”，而不像“文件式”公文那样用规范化简称标识为“国务院文件”。
2.在发文机关名称之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边印一条上细下粗的文武线，线的长度与版心一致，为156mm，首页不加页码。
3.“信函式”公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在版心以上页眉中，标识方法为份数序号居左顶格，密级、紧急程度居右顶格。
4.版记中无印发单位和印发时间栏，版记各要素之间不加反线。
5.发文字号放在武文线下一行右上角顶格。
其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。
五、行政应用文的写作要点
1.在内容上，要同制文机关的职权范围相一致，不可超越本机关的职权；要充分体现党和国家的方针、政策和法律要求；符合公务活动的客观规律；材料、情况要真实，观点要统一，重点内容要突出，合乎保密的要求。
2.在辞章上，结构要合理，层次要清楚；遣词用句要准确，语言要庄重、平实；论理要合乎逻辑，用语要符合语法。
3.在形式上，要符合党和国家规定的公文体式（如公文名称、格式、行文关系等），不可自造一套；坚持一文一事制度；正确地使用汉字和标点符号，使用数目字、简称用语等要规范化，不能随心所欲地另行一套；篇幅要简短，力求言简意赅。