第一节 秘书的定义
学习目标
1.掌握现代秘书的定义。
2.了解“秘书”内涵的演变。
3.了解国外的“秘书”含义。
一、“秘书”的含义
（一）中国古代的“秘书”含义
中国古代的“秘书”含义，经历了从物名到官职名和机构名的演变过程。
据文献考证，“秘书”一词最早出现在汉代，但并非指现代意义上的秘书人员。古代“秘书”一词有多种含义。
一是指宫中秘藏的各种图书典籍（或朝廷的机要文件）。两汉时期，朝廷比较重视图书典籍的收藏，在宫中建有麒麟阁、天禄阁等藏书之所，称为秘府，亦称兰台。所藏之书称为“秘书”。《汉书·刘向传》载：“诏向领校中五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，无所不究。”
二是指谶纬图箓之书。“谶”指巫师或方士制作的一种隐语或预言，作为吉凶的符验或征兆。“纬”对经而言。谶纬图箓即用隐语来预决吉凶，对未来预测的图书。《后汉书·郑玄传》载：“（郑玄）遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥。”
可见，中国古代最早的“秘书”是物名。
三是指掌管图书的官职、机构。据《文献通考》记载，东汉汉桓帝延熹二年设秘书监，其职责是“掌管图书、古今文字”，这是中国历史上第一次以“秘书”二字命名朝廷官职。晋设秘书寺，梁改称秘书省，都是管理朝廷所藏图书典籍的机构。“秘书”也成为朝廷机构的名称。
所以，中国古代的“秘书”，大多是宫廷藏书的代名词，冠以“秘书”称号的官员和机构，均为掌管宫廷藏书的人员和机构，与现代秘书的含义存在较大差异。
在中国古代，虽然很少有名副其实的秘书，但是秘书工作的产生却有久远的历史。记录帝王、长官言行与政事，拟制处理文书，保管档案，在宫廷、官署内应诏答对咨询，上传下达，协助官署主持者处理官署内日常行政事务等，都具有秘书工作的性质，从事这些工作的官吏名目繁多，且不断更迭，如史官、门客、尚书、中书舍人、翰林学士、主簿、书吏、幕友等，都是中国古代具有秘书性质的官员或佐治人员。
（二）中国近现代的“秘书”含义
中国近现代的“秘书”含义，经历了从职务到职业的演变。
“秘书”一词比较接近近现代秘书的含义始于清朝末年。宣统三年清政府颁布的《内阁属官官制》中有秘书厅、秘书科、秘书长的机构和职官，秘书名称已基本名副其实。辛亥革命时期，孙中山建立的南京临时政府设有秘书处，包括孙中山本人配备有现代意义上的秘书。
《辞源》中对秘书的解释有两个主要义项，一是秘密之书，二是掌典籍或起草文书之官。显然，这个解释代表了近代对“秘书”的基本理解。义项中的“起草文书之官”表明了“秘书”的含义已经与现代秘书相关联，同时，也印证了在传统观念中“秘书”是一种职官的说法。
《辞海》（1980年版）中的“秘书”，延续了秘书是一种职官的说法，提出秘书是“职务名称之一，是领导的助手”，同时对秘书工作的内容作了说明，认为秘书工作是“收发文件，办理文书、档案和领导交办事项”。
由此可见，从20世纪初期到20世纪80年代，国内具有代表性的辞书对秘书的解释基本一致：其一，秘书是一种职务名称；其二，文书工作是秘书的主要工作，甚至是标志性工作。
随着改革开放的不断深入，中国的秘书开始了职业化的进程，20世纪80年代中期，有学者提出秘书不是一种职务而是一种职业。[1]1997年8月，国家劳动部（现国家人力资源和社会保障部，下同）颁发了《秘书国家职业标准（试行）》将秘书定义为一种职业。
由此，从20世纪初期到20世纪后期，中国现代秘书的含义完成了从职务到职业的演变。
（三）国外的“秘书”含义
在西方国家，“秘书”一词源于拉丁文“secretarius”，意思是可靠的职员，同时也具有秘密的含义。英语“secretary”，有两种译意，一是大臣，二是书记。前者原指在英国国王身边参与政务、掌握机密文件或玺印的辅臣，后沿用为英美和英联邦国家主管政府机构事务的部长或常务副部长。例如，“the Secretary of State”在英国是指（主管政府部门的）国务大臣，在美国则指国务卿。后者“书记”，原指从事文字记录的人员，后来泛指从事文书和事务工作的辅助人员。
全美秘书协会对秘书的定义是：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作作出决定。
国际秘书联合会对秘书的定义是：秘书应是主管人员的一位特殊助手，她/他掌握办公室工作技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断力，并且能在所给予的权力范围内作出决定。[2]
欧洲职业秘书联合会也进行了相应的解释：秘书是对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作，能在一定范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表其上司的人员。[3]
日本学者认为，秘书是“帮助领导与处理各种事务的工作人员”。还有一些通俗的说法，秘书是“领导的杂活”，是“全能运动员”。[4]
苏联的卡捷琳娜在《机关秘书》一书中指出：秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。[5]
尽管世界各国对秘书的定义各不相同，但有两点是共同的。
一是秘书是领导或上司的助手。从职能上看，由于秘书的种类和层次不同，各国对秘书的素质要求和职责权限有所不同，但普遍认为秘书是领导或上司的助手，这一点是毫无疑问的。
二是秘书不仅是一种职务名称，而且是一种社会职业。特别是在欧美国家，秘书作为一种职业早已得到普遍认同。
名人名言
秘书都具有广泛的常识，也是我们这个文明时代最富有教养的人。一个优秀的秘书往往同时是我们这个时代的佼佼者。
——［日］夏目通利
二、中国秘书学界关于“秘书”的定义
20世纪80年代，随着秘书学科的诞生，研究者们开始关注秘书学科的逻辑起点——秘书的定义。研究者们认为，只有精确地界定“秘书”这一概念，秘书学的理论大厦才有可能建成。正是基于这一共同的认识，三十多年以来，研究者们从不同的角度对“秘书”的定义进行了广泛的探索，有了数十种的表述。
对“秘书”定义探索的第一次高峰，出现在20世纪80年代中期。《秘书学与秘书工作》提出，秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”[6]。这一定义延续了秘书是一种职官名称的说法，根据当时中国的社会情况，把秘书限定在社会主义国家工作人员的范围之内，尽管这一限定已不合时代，但是，对秘书工作职责的认定却有了突破，它不再把文书的拟制和管理视作秘书工作的唯一标志。定义中的“协助领导综合情况，研究政策”与目前所强调的辅助决策、沟通信息，“密切各方面工作的联系”与目前所强调的协调关系，有异曲同工之妙。
《秘书学》一书提出，秘书“在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、管理会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等”[7]。这个定义在强调了秘书是一种行政职位的基础上，对秘书的职责和主要工作进行了较为科学的界定。
《普通秘书学》一书认为，秘书定义有广义和狭义之分。“狭义的秘书，是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。广义的秘书，是指在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导交办之事为主要辅助任务的专门人员。”[8]除了直接为领导工作服务外，此定义还增加了在“中枢机构工作”的说法，从而把办公室的信息调研人员、督查工作人员也包含在秘书人员的范畴中。此后，《秘书学问题数说》一文又对秘书定义进行了修改：“所谓秘书，即在主管身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办主管交办之事为主要辅助任务的专门人才。”该文对“主管”一词同时进行了专门说明，“‘主管’一词，既泛指一切法定组织的领导人，又泛指一切雇主。也就是说，这一概念的界定意在涵盖公务秘书和私人秘书，也包含不同国家和社会的秘书”[9]。
《现代秘书工作概论》一书指出，“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性、综合性的服务工作的助手”[10]。其后，全国高等教育自学考试指定教材《秘书学概论》又对秘书定义进行了修改：“秘书是近距离直接综合辅助领导决策与管理的工作人员”。其中，“近距离”也就是“近身”的意思；“辅助领导决策与管理”说明秘书的职能作用，秘书的全部工作是为领导决策与管理服务的，秘书本身不是决策者。[11]
《秘书学新编》一书认为，“秘书，是指一种职务名称，并已经成为一种社会职业。作为职务名称，它是指在领导者身边，辅助领导工作，为领导工作服务，辅助决策，承办文书、档案、会务、信息处理以及日常行政事务和交办事项的人员，是领导的参谋和助手”。该书同时指出，“秘书在外延上有广义和狭义之分。广义的秘书包括助理和区别于机关职能机构的所有在机关办公室工作的人员；狭义的秘书主要指直接任职于秘书工作机构，具有秘书职务的人员，相对于机关办公室工作的机要员、档案员、打字员、办公室主任及副主任等”[12]。
此外，近年来新编的一些秘书学教材，也对秘书定义进行了不同的诠释，但其基本含义大致相同。
三、中国官方关于秘书职业的定义
伴随着中国改革开放不断深入和秘书职业化的发展进程，1997年8月，国家劳动部颁发了《秘书国家职业标准（试行）》，将秘书定义为：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。2003年，国家劳动和社会保障部（现国家人力资源和社会保障部，下同）修订了《秘书国家职业标准》，修订后的秘书定义为：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。从修订前后的比较中可以发现，两个定义并无实质性区别，只是将原来的“领导”改成了“上司”，目的是增加秘书定义的适用范围。《秘书国家职业标准》对秘书的定义具有较高的权威性和一定科学性，作为秘书职业定义，值得肯定和推广。
一是定义发布主体的权威性和职能性。秘书是一种社会职业，同时又是秘书学研究的基本对象。作为职业，秘书需要一个稳定的职业定义，这是秘书职业化建设的需要，也是秘书推进专业化进程的基本保证。由国家劳动和社会保障部发布秘书职业的定义应该是最具有权威性和推广性的。作为职业资格认定的最高行政机关，由国家劳动和社会保障部提出秘书职业的定义无疑是最恰当的。如果随着时代的发展和秘书学研究的逐步深入，该定义的内涵发生了某种变化，也应该由该部门以修订的形式予以发布。
二是定义内容的相对准确性。该定义对秘书工作内容的界定比较确切。许多人在秘书定义中对秘书工作的内容往往采用罗列的方法，但是秘书工作是一项综合工作，涉及的工作内容具有多样化特征，不同层次的秘书工作重心具有较大的差异性，罗列的方法不但使得秘书的定义变得冗长，而且也很难穷尽。而在许多种差+邻近的属的定义中，对种差的表述是“为领导工作服务”或者是“为上司服务”。应该说，为领导或者为上司服务是秘书价值最根本的体现。然而，秘书定义不但应该体现秘书的存在价值，而且应该具有识别的特性，如果仅仅表述为为领导或者上司服务，那么，警卫员、勤务员、司机等职业也具有这一特性。国家劳动和社会保障部的定义对秘书的定义进行了比较明确的说明，即秘书的工作内容是协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务。应该说，这样的表述既具有概括性，同时也是明确的。
综上所述，《秘书国家职业标准》发布的秘书定义，比较明确地界定了其内涵和外延，较好地吸收了秘书学科的研究成果，基本揭示了秘书这一概念的本质特征，应该是其职业范围内可以普及的定义。当然，国家劳动和社会保障部的秘书定义并非完美无缺，相信随着研究的进一步深入，国家人力资源和社会保障部会及时吸收最新研究成果并且予以推广。