任务四 构建出版企业物流信息系统

任务思考

物流信息系统的基本功能模块有什么？它的基本作用是什么？应当如何建设？

任务分析

目前很多相关行业从业人员对物流信息运作一无所知，缺乏相关知识。要了解并推动出版企业物流信息系统的建设，借助计算机网络和信息技术将各个环节进行统筹协调，实现完整的供应链条的管理。高效的物流信息系统和信息平台是整个体系的重要组成部分。

由于目前我国尚未建立起完备的物流统计制度，关于物流企业内部的信息化建设，具体详细的统计数字尚无法得到。根据中国物流与采购联合会对我国物流发展进行的摸底统计报告，我国尚有很多企业对物流信息化运作一无所知，严重制约了我国物流企业服务质量的提高和运作效率的提升。因此，应重视和加快物流信息系统的建设。

现代物流的核心技术是物流系统的信息化，即借助计算机网络和信息技术，将原本分离的采购、运输、仓储、代理、配送等物流环节以及物流、信息流和资金流进行统一协调、控制，实现完整的供应链管理。

一、物流信息系统概述

物流创造的时间与空间价值只有在信息通畅的基础上才能有效实现。物流信息系统的内容涵盖企业物流的整个过程，包括采购物流信息、存储物流信息、销售物流信息、废弃和回收物流信息。这些信息一般由物流系统内部信息和系统外部信息两部分组成。

物流信息系统是企业管理信息系统的一个重要的子系统，是通过对企业物流相关的信息进行加工处理来实现对物流的有效控制和管理，并为物流管理人员及其他企业管理人员提供战略决策支持的人机系统。

物流系统是由多个子系统组成的复杂系统，一个子系统的输出是另一个子系统的输入。合理组织物流活动，就是使各个环节相互协调，根据总目标的需要，适时、适量地调度系统内的基本资源。物流系统中的相互衔接是通过信息予以沟通的，而且资源的调度也是通过信息的传递来实现的，所以物流信息系统可以大大提高企业经济运行质量和企业经济效益。

物流信息系统的基本功能有：（1）数据的收集和录入。物流信息首先要做的是用某种方法记录下物流系统内外的有关数据，集中起来并转化为物流信息系统能够接受的形式，再输入到系统中去。（2）信息的贮存。数据输入系统后，经过整理加工，成为支持物流运行的物流信息；或这些信息需要暂时存储，以供使用。（3）信息的传播。物流信息来自物流系统内外的有关单元，又为不同的物流职能使用，因而克服空间障碍的信息传输是物流信息系统的基本功能之一。（4）信息的处理。物流信息系统的最基本目标就是将输入的数据加工处理成物流信息。信息处理可以是简单的排序、查询，也可以是较复杂的模型求解和预测。信息处理能力的强弱是衡量物流信息系统能力的一个重要方面。（5）信息的输出。物流信息系统的目的是为各级物流人员提供信息。为了便于理解，系统输出的形式应力求易读易懂、直观醒目，这是评价物流系统的主要标准之一。

与其他领域的信息相比，物流信息的特殊性表现为：①物流信息量大、分布广。包括物流流转信息、物流作业层信息、物流控制层信息和物流管理层信息。②物流信息动态性强。信息的价值衰减速度快，对信息管理的及时性要求比较高。③物流信息种类多。不仅本系统内部各个环节有不同种类的信息，而且由于物流系统与其他系统密切相关，因此还必须收集这些物流系统以外的有关信息。这就会使物流信息的分类、研究、筛选工作的难度增加。

物流信息系统管理两类活动流中的信息。一个是调控活动，另一个是物流运作活动，两个活动流相互影响，相互促进，构成完整的物流信息传递来推动物流活动。

调控活动流程是整个物流信息系统架构的支柱。从战略、能力、物流、采购计划上指导企业自愿从原材料采购到产品送货过程中的分配与调度。上述计划在物流中的具体实施便构成企业主要的增值活动，而正是这些增值活动为企业带来利润。

尽管调控活动中的各项计划工作是相对独立的，计划周期也各不相同，但如果各项计划出现不一致、失调或扭曲，则会造成运作的低效率和库存的过量或短缺。例如，对战略计划缺乏充分的理解与贯彻会导致生产和物流库存的不协调；同样，如果不充分估计到生产、采购和物流能力限制，也会导致系统的应变力差和低效率。各项计划工作不协调的另一个典型后果是过高的安全库存量设置。物流信息系统的一个重要作用就是帮助实现各项计划的一致性。

物流运作活动中的信息流主要包括顾客订单和企业采购订单的接受与发送、处理以及相关的货物运输调控。主要的物流运作活动包括订单管理与订货处理、分销运作、库存管理、货物运输和采购。库存管理直接与调控信息流相联系，是两大信息流的集成与结合部分。以顾客实际需求为驱动的库存管理称为响应式管理，典型的如重订货点法（Reorder Point）；基于预测的库存管理称为计划式管理，典型的如分销资源计划（DRP）。计划驱动的库存管理模式更接近于调控计划层面，而响应式的库存管理模式更接近于物流运作活动层面。

二、出版企业物流信息系统的功能模块

在激烈的市场竞争下，出版企业面临着越来越多的不确定因素，市场瞬息万变，不同行业客户需求呈现差异化，客户对服务要求越来越苛刻。开发新的物流客户，维持现有物流大客户的忠诚度，对客户的需求有清晰的调查、了解，对服务进行有效地跟踪，及时为客户提供个性化的优质服务都是对现今在如此激烈竞争中生存的物流企业提出的要求，而先进的物流信息无疑为这些要求的实现提供了帮助。

出版企业物流服务水平的提升需借助计算机信息技术来实现。先进高效的物流信息系统与信息平台是现代物流体系的重要组成部分。出版企业物流信息系统一般由仓储管理信息系统（Warehouse Management System，WMS）和运输配送管理系统组成。

出版企业的WMS系统一般包含以下几个功能模块：

（一）商品管理模块

商品管理模块提供与商品有关的各项管理维护，其子功能包括：商品类别维护、商品主档维护、商品/储架库存查询、储位库存查询、商品异动查询、库存信息查询和日结。

（二）储位管理模块

储位管理模块提供与储位有关的各项管理维护，其子功能包括：分区维护、储位维护、商品储位指派、有效容积查询、储位使用状态查询、储位调整和自动调拨作业。

（三）入库作业模块

入库作业模块提供使用者对进货流程的各项管理维护，其子功能包括：产生进货通知单、到货点收作业、进货验收作业和上架作业。

（四）出库作业模块

出库作业模块提供整个出货流程的各项管理维护，其子功能包括：出货资料建立、出货单截取确认、出货单据打印、产生补货单、拣货作业执行、检验包装作业、合流出货作业、发行作业、到店结果输入和手工拣货作业。

（五）流通加工模块

流通加工模块提供出版企业贴标、重组等流通加工的各项管理维护，其子功能包括：出货加工截取、加工物品建档、重整物品建档、加工拣料单、加工拣料结果、加工物品结果、重整物品结果和加工物料维护。

（六）返品作业模块

返品作业模块提供出版企业销退、进退、报废等逆物流处理的各项管理维护，其子功能包括：退货点收作业、退货输入作业、退货确认作业、退货预给储位、退货上架作业、进货退回作业和报废作业。

（七）盘点作业模块

盘点作业模块提供出版企业各项盘点作业，如供货商商品盘点、商品类别盘点、储位商品盘点、进出货异动商品盘点等弹性范围选择，并可搭配智能型电子标签进行盘点，以利提升盘点效率，其子功能包括：盘点范围设定、盘点人员指派、盘点结果输入、遗漏资料输入和盘点差异资料。

（八）计价管理模块

计价管理模块提供出版企业自行弹性设定每个货主的各项收费项目及计价费用，当收费时间发生时，供出版企业选取合适的收费项目，并计算收费费用。出版企业可在任一时段查询任一期间内该客户的收费汇总，其子功能包括：收费项目设定、收费类别维护、收费作业识别码、收费资料维护和收费资料统计。

（九）绩效分析模块

绩效分析模块提供出版企业作业绩效、储位使用效率以及商品滞销分析，其子功能包括：订单单品订购量（EIQ）资料分析、滞销书定义、拣货绩效评估、储位使用效率、久置品分析、收费资料分析、库存周转分析、商品缺货统计和出货单处理汇总查询。

（十）电子标签控管模块

电子标签控管模块提供智能型电子标签辅助拣货系统的相关控管功能，其子功能包括：电子标签测试、标签基本资料、拣货区段定义、控制器设定、拣货工作指派、分段同步拣货作业模式和分段同步配货作业模式。

（十一）系统维护

系统维护包括基本资料维护、权限控管、系统相关参数设定等功能，其子功能包括：员工资料维护、职权组别维护、货主资料维护、货主客户资料维护、送货地址维护、到站运费维护、丛书套书维护、包装箱维护和打印定义维护。

运输配送管理系统一般包括出货配送管理、货物追踪管理、运输调度计划、分配计划等功能子系统。它以最大限度地降低物流成本、提高运作效率为目的，按照批量运输和实时配送（JIT）原则，在多方购买商并存的环境中，通过在购买商和各自的供应商之间建立实时的双向链接，构筑一条顺畅、高效的物流通道，为客户和供应商或制造商提供高度集中的、功能完善的、不同模式的运输配送信息服务。

三、出版企业物流信息系统建设应注意的问题

（一）贯彻“以客户为中心”的思想

传统的出版进销存管理软件、运输管理软件、仓库管理软件大多以单据打印和统计报表为设计目标，无法解决供应商、仓储、运输乃至相关的增值服务之间的信息交流，因而无法满足现代出版物流管理的需求。因此，出版物流信息系统应贯彻“以客户为中心”的思想，应能为行业内企业带来以下实际意义：首先，提高各环节的信息与数据，以保证运输、仓储等各职能之间的协调一致，提高物流的经济效益；其次，及时掌握运营状况，提高对非正常业务的处理能力；再次，明确各环节经营人的责任和义务，提供各相关企业的电子结算功能，提供实时的客户查询功能，实现物流信息的“客户共享”，增强物流企业和客户间的合作伙伴关系；最后，提供货物流动库存的统计报表，提高各种接口实现物流系统和GPS系统、POS系统以及其他出版、批发、销售系统的对接，建立完整的出版物商品供应链。

（二）选择适合自己的开发途径

出版企业引入物流信息系统时，一般有三种模式可供选择：一是请专业的信息技术公司结合企业情况开发专用系统；二是利用企业自身技术实力开发系统；三是购买已经成熟的物流配套系统。这三种模式都有可取之处，也都有各自缺点，出版企业要在最适当的时候选择最适当的方式，关键是要适合自己的企业。例如，浙江省新华书店认为信息系统与企业的业务模式和领导的经营理念有关。因为各自的管理模式和经营理念不一样，所以同一个系统的运行效果可能完全不同。为了确保企业独特的运营模式，浙江省新华书店没有选择购买专门的信息系统软件，各个阶段的信息系统全部由自己开发。

（三）加强管理的标准化、规范化

信息化的推进是以管理的标准化、规范化为基础的，在此基础上引进信息化设备和软件，更有效地实现营销、物流、财务三方面的职能，并为决策提供支持。目前国有发行企业信息化的程度普遍偏低，这是与目前的管理水平和技术引进相关的。首先遇到的就是管理瓶颈，相当一部分企业对企业战略的把握和将来的管理模式还存疑虑，各个环节的流程还处于随时的调整和变动中，标准化和规范化都有待进一步提升。在这种环境下必然无法进行信息系统的统筹规划，甚至对信息系统的引进都存怀疑态度。相当一部分企业只是引进一套库存或销售的独立系统，这与建立完整的物流信息系统还有很大差距。其次就是对软件和设备的引进的认识存在问题。企业对现代信息技术和设备重要性的认识有待提高，对国内外较为成熟的技术和设备的应用才能实现管理的规范化和标准化。

（四）建立商流、物流、信息流、资金流为一体的现代物流系统

目前大部分出版企业现有的信息系统基本是孤立的系统，系统之间数据不能共享，数据重复录入，流程复杂且不规范，运营成本高。从企业信息流角度来看，企业信息化建设必须整体进行规划，消除信息“孤岛”及部门利益扩大化问题。因此，出版企业的信息系统建设应涉及出版物的预订、采购、批发、零售、调拨、仓储等出版物供应链的各个环节，达到商流、物流、资金流、信息流的一体化管理，实现商务智能化、物流自动化、资金科学化和信息准确化。

（五）加强物流信息标准化建设

物流信息化是现代出版物流发展的关键，包括出版物流信息的商品化、出版物流信息收集的数据库化和代码化、出版物流信息处理的电子化和计算机化、出版物流信息传递的标准化和实时化、出版物流信息存储的数字化等，为物流供应链的整合和采用外部物流资源提供了条件。当前，应该首先从物流信息标准化入手，建立统一的物流信息平台。借助现代信息技术，实现各种物流信息在生产者、消费者以及物流服务企业之间共享，使得供应链更加紧凑有效，使企业对市场反应也更加灵敏，根据市场需求提供产品和服务。在统一的物流信息平台上，可发挥现代物流的资源共享和规模效应。

思考与练习

1.为什么在出版行业的各个环节都要强调标准化？

2.现阶段出版业标准化过程中的障碍是什么？

3.出版物流标准化可解决我国出版物流行业的哪些具体问题？

4.你还知道哪些出版物流信息化系统构建的新型技术形式？

5.除了书中的例子，你还能想到哪些主体在物流信息化平台建设方面做得较好？为什么？