细节6 如何与供应商打交道

供应商是企业所采购产品或服务的提供者，供应商提供的产品或服务的价格直接影响着采购成本的高低。学会与供应商打交道是企业采购部门的职责所在，更是采购人员的必修课程。

一、慎重选择供应商

企业应该建立严格的供应商选择制度，先挑选若干产品价格较低、质量较好、交货及时、信用程度较高的厂家，然后，根据各项指标选择一个最优的厂家作为本企业产品的供应商。虽然从单一供应商取得产品可提高采购物品的质量、节约质量检验费用、减少废品损失、降低采购价格、节省大量的采购费用，但如果选择两家以上的供应商不但可以加剧供应商的竞争局面，同时还能从多个方面对市场的信息进行综合把握。具体视企业情况而定。

特备提醒

企业在挑选供应商时除了要注意他们提供的产品与服务之外，还应该注意他们提供的：

·货币价格；

·现货；

·位置：

·送货时间；

·信贷条件；

·专业培训；

·售后支持与服务；

·对质量的态度；

·保证；

·名誉。

按照重要程度将上述因素排序，然后依照排序评价挑选供应商。

二、向供应商要利润

想向供应商要利润，首先就要了解供应商的利润率。因为只有了解了供应商的利润率，才能真正地把购买的原料或服务的价格杀到最低，但不能一点不给供应商预留利润空间，要让他们有一定的利润，这样供应商才会心甘情愿地和企业合作；企业自己既节省了采购成本，又可以和原料或服务质量让你放心的供应商长期合作。

取得成功的大企业都充分掌握了这一点，而且向供应商要利润本来就是采购部门的重要工作之一。采购部门必须对整个价值链了如指掌，才能充分了解供应商的成本构成和利润率，也才能为企业节省更大的采购成本，从而争取更大的利润空间。

一味地对供应商采取压制措施当然会引发供应商的不快，这一点已经是有例可循的了。如果想与供应商密切合作，谋求共赢是有远见的企业坚持不懈的工作。否则，如果只想着自己的利益而忽略了供应商的承受能力，最终就会被供应商抛弃。

特别提醒

向供应商要利润是可行的，但前提是要了解供应商的成本和利润率，胡乱砍价只会损害双方良好的合作关系。

三、开发新供应商

供应商的开发与管理绝对不是一劳永逸的，而应该是动态的。否则他们之间很可能形成利益共同体，以联盟的形式让企业不得不出高价，或者放松降低自身成本的努力。

在管理界流行的“鲶鱼效应”非常适合解释为什么要开发新的供应商。不断地开发新的、更有实力的供应商，就会像引进鲶鱼激活沙丁鱼一样，在供应商之间营造良性的、彼此竞争的氛围。看似有些残酷，但对企业有好处的同时，对供应商们也同样有好处，因为没有竞争就没有发展，良性的竞争是推动任何企业发展的动力源泉。

特别提醒

如果你的企业对采购产品或服务的需求量很大，那么，主要产品或服务的供应商至少应有5家以上，而且每年至少要再发展一家，并且有适当的淘汰。

另外，有些企业认为降低采购成本的途径就是自己参与所需产品或服务的开发和生产，这样不仅可以为自己提供原材料供应，如果运作得不错，还可以大赚一笔。这种“肥水不流外人田”的想法并不可取。因为企业的这种发展方向会严重损害企业的整体竞争力，结果只能是什么钱都想赚，可是却什么钱都赚不到。

特别提醒

采购时应注意以下几点：

·商品的供求规律：对于畅销品，快销勤进，多销多进，少销少进；对于供不应求的商品，要开辟货源，随时了解供货情况，随供随进；对于销量不大的商品，要注意保持品种齐全和必备库存的前提下，随进随销。

·商品季节产销特点：季节生产、季节销售的商品要季初多进，季中少进，季末补进；常年生产、季节销售的商品要淡季少进，旺季多进。

·商品供应地点：当地采购，少进勤进；外地采购，适当多进，适当储备。

·商品的市场寿命周期：新产品要通过试销，打开销路，采购量应从少到多。

·商品的产销性质：对于农副产品来说，应寻找生产基地，保证稳定货源；对于大宗产品，要采用期货购买方式，减少风险，保证货源，降低进货价格；对于花色品种多变的商品，要加强调研，密切注意市场动态，以需定进。

四、与供应商合作注意细节

与供应商合作的过程就是斗智斗勇的过程，在这个过程中，很多企业往往只注重宏观整体的部分，而忽略了细节，这不仅会给供应商提供可乘之机，也会给企业留下一个很大的漏洞。

与供应商合作应该注意哪些细节呢？

1．应该采购些什么

对“应该采购些什么”进行仔细思考可以避免错误选择产品或服务带来的损失。如果你的企业的确需要某种特殊的产品或服务，那么下一步就是明确地找到恰当的厂商，确定产品的型号和外观。要认真地研究各参数指标和产品说明。购买错误的产品或服务的代价是非常高的，你的时间被白白浪费掉，计划和生产可能因此而被打乱，你在客户和员工中的信誉也会毁于一旦。

为了选择正确的产品或服务，可以选择提前向独立的经纪人和顾问进行咨询，或者参考书刊上的调查，弄清楚自己真正需要的是什么，然后有针对性的采购。

2．是否有完善的订单系统

一个完善的订单系统会给企业带来两大好处，首先完善的订单系统有助于约束采购员理智、负责地订购；其次完善的订单系统可以避免企业与供应商产生纠纷及误会。

一个完善的订单系统应该具备以下条件：

·明确的批准部门或批准人；

·批准权限规定得清晰成文并且易于理解；

·保证没有审批权的员工不参与订单的填写；

·用过的订单严密保存，禁止没有审批权的人接触用过的订单；

·肯定每次进购都严格填写订单；

·订单编号并系统归档，可做索引和复审；

·订单上清晰标注价格、数量、特征描述、送货要求及信贷条件；

·订单上注明送货时间。

你的订单系统完善了吗？如果没有，现在开始吧。

3．及时验货

你采购的产品一经送到；就应该立刻检查产品的质量和其他指标是否达到你的要求。产品是否是你订购的？数量、型号、外观都符合吗？有没有损坏的或者不合要求的？收到货后尽快查验，一旦有问题马上联系供应商，争取调换或退货。

在验货方面你应该注意以下问题：

·负责收货的部门是否有足够的人力物力做好检验工作？

·企业是否给他们创造便利以凭借订单验货？

·如果没有订单，或者订单与所进货物不完全相符时，验货人员是否知道该怎么办？

·验货人员是否有时间、技能和经验来评估货物的损坏与否？

·验货人员是否制作收到货品的精确记录表？

·验货记录是否能使记账员更加得心应手地进行检验，使企业收到的货物和服务都与发票相符？

只有上述问题的答案都是肯定的，企业才是处在正常的节约采购成本中，否则，就说明企业没有控制或者没有全部控制采购成本。

特别提醒

收到货物时，如果你并未完全查明货物是否是你订购的，应在运送货物的单据上注明“收讫，未验”字样。

4．不要错过协议上的任何一个字

无论多么忙，无论多么乱，无论你多么相信对方，都要在签字前仔细阅读协议书。协议上的每一个字都不要错过，而且要仔细研究重要条款，有的时候一字之差都可能造成重大损失。所以，即使供应商代表站在你面前等你签字，你也要仔细阅读，核对协议条款，不要因对方在面前的压力而匆匆阅读。而如果你能反过来，愿意慢慢研究条款，而把等待的压力转嫁到对方身上，也说不定会有意外收获。因为，你的沉默使供应商代表猜不透你的想法，很可能会认为你还在犹豫中，为了与你合作，说不定会做出进一步的让步或折扣来争取你这个客户。不过，即使他做出进一步让步，你还是要继续仔细看协议书。记住，不要放过任何一个字！

5．一定要认真检验发票

与供应商打交道，要时刻提高警惕。这种警惕不仅仅表现在控制、检验订单和货物上，更表现在检验供应商的发票上。可能有些人会想，发票会有什么问题？可是发票确实会有问题。即使是在电脑出票的时代，发票的出错率仍是惊人的。更让人想不到的是这些错误对供应商都是有利的。所以企业一定要在收票时按照下列问题进行仔细检验：

·发票上的货品数量与你实际收到的是否完全吻合？

·价格与订单上的是否一致？

·是否有预先不知道的邮费、包装费被加在发票上？

·发票上的计算是否精确，包括增值税的计算？

·是否标明了供应商的增值税数值？发票如果包含增值税却没有写明增值税的数值，千万别收！否则，你可能永远收不回增值税了。

认真仔细地把这几项检验清楚并不会花费太长时间，可是如果有遗漏，就很有可能给企业造成损失。

6．先试用后购买

现在有很多供应商可以免费向你提供产品的样品、产品无条件退款保障、待批准的商品、借用的演示模型和卖不出去可退的货品。这些大多数当然不是免费的，但不管怎样，利用好这些一定可以大大减小企业的风险和降低企业采购成本。主要原因有三点：

·可以让你充分地测试产品是否合用，降低了做错误决定的风险。

·降低了购买商品、积累资金和储存商品的成本。

·卖不出去还可以退回商品的做法，降低了商品过时或顾客改换品位的风险。

先试用后购买的方式是可行的，虽然不是在所有行业都行得通，但在谈判时一定不要忘记这也是个降低成本的好方法。

7．延迟付账

当然，我们这里说的延迟付账不是说要无限期的延迟甚至赖账，而是强调资金在自己的手里总比在别人的手里强。该延迟多久付账，要看你的供应商有多大的承受能力，时间当然是越长越好，可是如果因此而在供应商方面失去了信用，却可能得不偿失。所以，我们有一些小建议，可以帮你找到合适付款的时间。

·早付款，未必可以让事情简单化。收放信贷是经营活动的基本组成部分之一。如果你认为太复杂，应付不了，为什么不问一下自己是否具备成功经营的条件和能力呢？

·延迟付款不一定会失去供应商。供应商的耐心是有限度的，但并不是一点耐心都没有。你也需要树立企业的诚信，所以，在供应商对你失去耐心之前付款是最好的选择。当然，一定要把握好供应商耐心的限度。适度的延迟付款并不会严重损害你和供应商之间的关系，因为延迟付款在商界是很普遍的事，而且，你可以不在乎你的供应商，但供应商却不会仅仅因为你的延迟付款（当然，是有限度的延迟）而失去你这个客户。在供应商那里，你可能成为信贷主管的肉中刺，但请相信你一定是销售经理的盘中餐，销售经理当然比信贷主管更具影响力。

·第一封书面函并不代表什么。接到第一封书面函的时候，不要惊慌，因为这只是一个警钟，真正的行动往往还在后面。

·为什么要付给供应商逾期付款的利息？供应商会以收取逾期支付账款的利息为由要挟企业早日付账，但他们很难在法庭上提出这样的要求，所以对供应商的这项要求无需理会。

特别提醒

有一项账款无论如何是不能延迟的，那就是政府部门的税收。因为他们可以对企业的延迟付款进行罚款制裁，而且交税是企业的义务。所以，要搞清楚他们到底需要什么时候接到付款，而且最好让你的账款提前到账！