信息化带来的效益

随着电脑与网络渗透到人类生活的方方面面，越来越多的企业包括小公司已经开始架设自己的网络，而电脑设备价格的持续下降以及上网费用的不断下调，企业构建自己的网络平台已不再是天方夜谭，信息化建设能对小公司产生如下效益。

1．降低小公司通信费用

使用全球互联网发传真与电子邮件可以为小公司节省长途电话费、传真费以及普通信件的邮递费等一大笔通信费用。文件和资料传输的电子化，不但取代了传统的信件邮递与传真，大幅度提高了企业经营的效率，同时也大大降低了经营的成本。虽然在过去的10多年里，传真机是不可缺少的办公室设备之一，但是由于它的用途单一，并且成本较高（需付长途电话费），因此今后势必会被电子传真所取代。通过一台与互联网相连的电脑，企业不必花费多少费用，便可以坐在办公桌前通过电子邮件( Email)在几秒钟或几分钟内，迅速地同全世界的客户取得联系。目前有许多世界级大公司对于使用电子通讯（包括电脑传真、电子邮件或是电脑文件传输）下订单的顾客，给予更优惠的价格，此举不但可以让订货顾客以更便宜、更迅速的方式订货，而且对于接单公司本身也可省下更多的订单处理时间以及不必要的文件打印及印刷纸张的浪费。

2．降低小公司经营成本，提高运作效率

构建集中化网络管理系统可以使小公司内部的文件和数据资源实现共享，使所有设备获得最充分的利用。例如，企业内部的多台电脑可以通过网络共享同一台打印机，从而节省设备购买费用，并且可以及时建立商业资料的永久性保存。这些都有助于降低小公司经营成本。小公司实现办公自动化后所带来的后期效应，从长远来看，必将为企业节省更多的成本。对于许多小公司而言，将每台独立使用的电脑，转换为网络化的办公环境能显著地增加企业效益并降低企业的运行成本。过去，人们使用电脑软盘可以在不同的电脑之间交换信息，但是随着信息量的急剧增多，信息更新周期的缩短，这种传统的工作方式，必将成为提高工作效率的瓶颈，而且在外办公的员工也无法随时获取公司资料。如今，只要通过企业内部网( Intranet)与互联网( Internet)连接，不论企业的员工身在何处都可以随时获取公司的资料，而且网络共享可以提供给员工一个便利的工作环境，档案、文件等资源都可以实行共享，在网络上存取大家共用的文件，无需浪费等待文件传阅的时间，并可以大大减少不必要的重复打字。换句话说，网络上的资料随手可得，不必再通过其他方式来传送资料。

3.加强小公司内部管理，方便职员沟通

建立企业内部网络环境，会给小公司带来前所未有的便利。例如，作为企业的最高管理者，您可以在内部网上构建一套企业员工工作日程安排表，这样不但可以方便您查询任何一个员工的实际工作安排，而且也方便员工之间查看彼此的日程安排。如此一来，您只需要按一按鼠标，便可以合理安排公司会议时间和地点，不必再浪费时间来确定哪些人在哪些时间有空。另外，还可以建立一个公司内部资料的网络数据库，将公司手册、会议记录等有关资料汇集在数据库中，便于员工随时查询。建立一套基于企业内部网的行政管理数据库将大大方便和加强行政部门同其他各部门之间的联系。例如，企业员工经常有所变动，电话号码簿也应及时更新，有了行政管理数据库，行政部门不再需要因为员工的调动而为更新通讯簿疲于奔命，所需要做的只是将这些资料集中在网络数据库上进行管理，只要数据库中的资料一更新，每位员工就都可以及时得到最新的电话号码表了。通过建立行政管理数据库，可以使企业各部门的员工通过填写电子表单的格式直接向行政部门申请购置设备、办公用品，以及报销、请假等各项事宜，同时也能极大地方便企业行政部门的管理工作，削减企业内不必要的工作流程，使企业员工的需求及时得以满足。同时，企业也可以在网络上存放较为机密的资料，并设定存取权限，例如，销售数据、市场占有率、产品研发、竞争者分析等，不同级别的员工只可以浏览在其权限之内的有关资料。通过互联网，世界各地的信息只需几个简单的操作便立即可以获得。例如，企业经营者若有重要的公司信息让国内外员工立即得知，他所要做的只是在键盘上按几个键，给每位员工发去电子邮件通知即可。

4．互联网向小公司提供无限商机

国际互联网是目前最大的公众资料库，随着全球上网人数的迅猛增长，全球信息网络化已是大势所趋。对于小公司而言，国际互联网的出现无疑是一大福音。因为，小公司不比财大气粗的大中型企业，没有能力和资金去负担市场研究、行销分析等项目，更买不起这些价格昂贵的资讯，但随着国际互联网的兴起，任何最新的资讯都可以通过网络搜寻，迅速获得。而且最重要的一点是，大部分信息都几乎是“免费的”。另一方面，目前在国外已经有许多小公司开始在网络上进行公司的产品营销，并开展售后服务，例如，网络书店和电脑硬件厂商，在其企业网站上提供给消费者更为廉价的商品。国际互联网是没有界限、国籍之分的，在国际互联网上企业无论大小都有着同等的机会，都．有权向世界发布自己的信息。

如何以有限的财力和人力，在网上开辟企业的新战场，对于广大具有长远发展目标的小型企业而言是至关重要的。相对于其他行销渠道和传播媒体，国际互联网是非常便宜的，因而小公司应积极主动，抓住无限商机，使自身不断成长。

由此可见，网络的建立普及，信息时代的到来，正在彻底改变人类的生存和生活方式，而企业信息化则是现代企业生存与发展的必由之路，是全面提高企业经济效益的唯一有效手段。一个企业特别是小公司如果不搞信息化，它就会在现代信息经济和即将来临的知识经济浪潮中处于经济“孤岛”地位，失去同全球经济融合的能力和资格，不久就会走向消亡。