5.列出时间安排进行分析

使用时间记事表是控制时间最有效的工具之一。不要把填写这种表当作例行公事，它也是一种自我诊断与自我指导的方法，每隔几个月，特别是当办事效率减退时，更要采用这种方法来提高自己的办事能力。使用这种记事表要比看起来容易得多。

制一张每日时间记事表，根据你自己的状况不断加以修正。这种表可以包括两类：一类是“活动事项”，另一类是“业务功能”（活动目的）。把一天的办公时间分为每15分钟一个时间段，然后在上面打两个记号，每一类下面各一个，并且按照需要，在“附注”栏中注明你确实做了些什么。

你可以把这张表放在一边的架子上，不使用的时候就看不到它，然后每半个小时左右（不超过1个小时）填写一次。一天积累下来，填写这张表大概只要三四分钟，但是它产生的效果却极为惊人。

你会发现以前根本说不清楚时间究竟都用到哪里去了，记忆力在这方面是不可靠的，因为我们往往只记得一天中最重要的事情——也就是我们完成了某些事情的时刻——而忽略掉我们浪费或未能有效利用的时间。那些琐碎的事项，小小的分心都不太重要，所以我们也记不住。但这些正是我们最需要辨明并加以修正之处。

填写这个表两三天之后，就会惊讶地发现，有很多地方可以改进。例如，你可能会发现你以前并不知道你竟然花了那么多的时间用于阅读贸易刊物、报纸、报告等等，因此想找出一个办法来减少用于这方面的时间。也可能会惊讶地发现，你竟然花了那么多时间用在赴约的路上，因此想办法改进行程表，一次去几个地方或多利用电话。你也可能会发现你把计划15分钟的喝咖啡、休息时间竟延长到40分钟（从办公桌到咖啡店的来回）。花40分钟或许是值得的，但是只有在你从文字记录中确实看出你究竟用了多少时间之后，你才能够判定它是不是值得花那么多时间。

不过最重要的是，你会更惊讶地发现，你实际上只用了一点点时间做你认为是最优先的事。而和你东奔西走地处理那些次优先的事务相比，你用于计划、预估时间、探寻和利用机会，以及努力达到目标等等的时间真是太少了。时间记事表具有把冷水泼在头上的效用，虽然一时间会感到不愉快，却能使人清醒过来，并且重新振作起来。

我们每个人都需要自律，就应该学会绘制或填写时间记事表。当真正做到之后，保证会出现一些惊喜的效果：在几天以内，只需用远比自己想像中的时间少得多的时间来填写记事表，它一定会为你使用时间指出重要的改进途径。

今天就开始制定一张时间记事表吧！