砍掉不必要的会议成本

如今的中国市场上，很多公司在全国各地都设有分公司、办事处，公司经常要召开销售部门的月度、季度会议，以及与客户、合作伙伴的经常沟通，因此，信息通报会、任务部署会、协调会等名目繁多。就是在企业内部，总结会、庆祝会、表彰会、纪念会，定期会议、不定期会议等也排满了总经理办公室的日程表。如此多的会议不但浪费时间，相应的会议成本是每个企业颇为头疼的一笔支出。

在会议成本不堪重负的情况下，越来越多的中国企业必然会考虑利用高效、便捷、低成本的沟通工具来取代传统的差旅和当面开会见面。

·电话会议大流行

在金融危机后，企业一片砍掉成本的呼声中，电话会议大流行。据2009年，美国最大电话会议运营商InterCall的数据显示，其电话会议业务量在金融风暴以来增加了51%。

无疑，在信息化不断深化的今天，电话会议自然成为解脱企业会议负担的有效方案之一。电话会议既可以免去高额的差旅费、住宿费，以很低的成本实现高效率的沟通，并可以满足企业数百人大规模的工作布置、事件发布、在线培训和客户之间频繁的多方会议沟通，企业用户还能够在降低通信成本的基础上节约更多的时间等成本，确实是两全齐美的好方式。

·会议瘦身

要降低会议成本，可以通过压缩会议规模和培训数量、时间等方式进行。周会改月会，月会改季度会等；或者两周或者两月合并开一次会。

如果在2009年的Google搜索引擎中输入“会议数量”一词，首先阅读到的新闻便是“石家庄今年全市性会议数量要比去年减少40%”；“昆明2009年各类会议的数量要在2008年的基础上减少15%”；“吉林省2009年以省政府名义召开的会议要比2008年减少10%，并规定3月、8月为无会月”。

·限时发言

有些会议之所以像“懒婆娘的裹脚布，又臭又长”，就是因为发言者素质或者水平不高造成的。因此，对于这类人，可以告诉他们——限时发言。

众所周知，政府部门是会议最多的，而且开会的时间一般都较长，常常是国内国外，省内省外，宏观大论很长时间说不到点上。现在，这种状况有了改变。

2月27日下午，四川省眉山市连续召开了旅游、民生工程、人口和计划生育、机关行政效能4个会议，每个会议仅40分钟左右。在眉山，这样的“1小时会议”并不罕见。

再如，唐山市政府2009年的一次会议上，8位分管市领导分别部署工作，每人讲话的时间都被限制在20分钟之内，讲话人要在规定时间内把问题讲清楚。

·自带会议用具

既然是开会，那么，水杯、茶水、笔记本之类必不可少。因此，有些行政管理人员就在会议用品上大做文章。茶要铁观音，钢笔要品牌甚至名牌。把会议当成了变相发放福利用品的场所。即便不是为了变相发放，也会浪费许多资源。会议中很少有人把茶水或者饮料瓶喝光，因此，把每个人的杯子都斟满明明就是浪费。

为了杜绝这种现象的出现，有些企业来了很绝的一手，堵住了这个漏洞。比如，会议所需的记录本、笔等工具，由参会人员自备，机关会议不提供一次性纸杯，提倡自带水杯。各类培训会与工作会原则上在单位食堂用餐，杜绝重形式、讲排场、摆阔气等铺张浪费现象的发生。

·会议降格

有些会议开支之所以成本过高就是因为会议的规格过高，请了副总请正总，请了总裁请董事长；请了工商请税务，谁不请到都感觉没面子。请的人越多，资格越老，花费的就越多。不但要安排好食宿费、交通费、会场费、会议材料费，而且还要住高级宾馆，吃山珍海味，游名胜古迹，发高级礼品。没有几天，把工人们辛辛苦苦几年的利润都吃光了。这种做法很大程度上是一种劳民伤财。

针对这一问题，许多政府和企业都在严格控制会议的规格、规模和时间。能由分管领导出席的就不再安排主要领导出席。确需主要负责人参加的，须报经办公室批准。各地区、各部门、各单位召开的表彰会、座谈会、研讨会及各类商业性活动，一般不邀请市级领导出席或发贺信、题词等，通过相关制度把会议降格。

·内容要实

企业开会的目的就是为了解决生产经营中遇到的实际问题。但是，许多会议内容务虚不务实，没有重点；甚至讲空话、大话、套话；讨论东拉西扯，漫无边际。因此，改革会议成本必须从充实会议内容做起。这就要求与会者要苦练自己的语言表达能力和逻辑思维能力，做好充分的会前准备。

·财务当好铁公鸡

会议成本的管理必须以节约为原则，以实体规定和程序规定为管理依据，以严格审查为管理手段。因此，控制会议费用也需要财务部门这个铁公鸡把关，做好三个阶段的工作，即编制预算、报财政部门审核、会后报销审核。

财务部门可以根据会议的规格、规模等列出会议的预算标准。报部门主管审核，并经上级经理审批。

对列入会议规划的会议，财务部门要编制会议预算；对未列入会议规划但确需召开、费用支出数额较小（1000元以下）的会议，可以要求主办方事后直接以发票凭证进行报销。

相信通过这样内外把关和与会者自身的内外修炼后，会议成本会缩减下来。