二挡：平稳前行，做个有条理的人

1.用清单掌控生活

一挡，你学的是高效做事的方法，对于事情种类单一、数量少的人来讲，已经足够了。比如学生，大部分时间是被安排好的，不需要自己提前安排，也没那么多事情需要管理。

但当一个人的事情变得多、乱、杂的时候，仅仅用一挡的方法就不够了，不提前安排好，就会很被动，一大堆事情涌过来，就抓瞎了。仅仅靠脑子安排，靠临时起意来做事，很容易把自己变成“救火队员”的状态，到处忙，到处补窟窿。这时，你就需要挂二挡提速了。

到了二挡，时间管理的核心思想就是“把事情做在前面”，最重要的工具就是清单。

你需要有个地方把未来要做的事存下来，然后还能分门别类地进行组织，清单就是最佳的承载工具。它特别简单，小学生都很熟悉，一个容器（比如一张白纸）里面包含若干个条目（比如一行一行的字），每个条目占一行，这就是清单。微信的信息记录、通讯录都是清单。

清单上面的每一个条目可以是事情，可以是事情的步骤，也可以是其他的东西。比如你去超市，都要买什么东西呢？提前写一写，买完一个就画掉一项，这就是购物清单。再比如每次出差或者旅行，都必须带哪些物品呢？提前做好一个清单，每次准备的时候就不会慌乱了。

我之前给很多银行做过培训，银行处理业务的柜员每天都特忙，有顾客就得接待，他们也没法儿提前安排工作，看上去似乎时间管理帮不了他们什么，但其实不然。你去银行、电信营业厅之类的地方办事情，应该经常会看到办理业务手足无措的柜员，等得你那心急哟。如果他们把业务提前梳理好流程，列成清单，做的时候照着清单来做，这样他们处理的时候就会更快，而且不容易出错。所以善用清单是至关重要的技能。

清单本身非常简单，最重要的是要学会不同种类清单的用法和组织方式，接下来我向你介绍五种清单，可以涵盖你工作和生活的绝大多数需要。

2.待处理清单

要事优先，咱们先说最重要的清单——待处理清单，也叫碎片清单或者随手记清单。

每天，不定什么时候，事情就找你来了，你自己也会想到很多要做的事情。比如，刚刚我就发现办公室的玻璃太脏了，导致屋里光线不好，得擦擦，这就是事儿啊。

但是不行啊，事情来的时候你不一定有空，就算有空也没道理先做刚来的事儿，除非特别特别紧急，不然不就又变成“救火队员”了吗？所以你得把刚来的事情记下来，形成一个缓存，合适的时候再去处理它们，这就是待处理清单了，它既可以避免你遗忘，还能避免你老琢磨这些事情，使你的大脑更轻松。

一段时间下来，你的待处理清单里面就会有些事情了，等你空下来，就可以看看它，琢磨琢磨：哪些现在就能做？哪些需要提前安排？哪些干脆放弃不做。

一旦你开始维护起你的待处理清单，做事情的方式就发生变化了，原来是想到什么做什么，现在多了一个来源，就是来自你的待处理清单。

3.做事的状态优先

写到这儿，我不得不插入一个额外的话题。本来，有个待处理清单，在清单上面列着若干件事情，做不就行了吗？

不行，很简单的事情，人们总是不自觉地把它搞得很复杂，非要问一句：“我先做哪件事，后做哪件事？”于是就有大把站着说话不腰疼的人来迎合这种诉求，什么重要吧、紧急吧、ABC吧、高中低吧……涌现出一堆搞得玄之又玄的做事优先级排序方法。

想想看，只要清单上的事情都是你觉得得做的，那么先做哪个后做哪个真没必要纠结。决定做事先后顺序的不是事情，而是你自己，是你自己的状态。如果非要拎出个优先原则来，那就是自己状态好的时候做挑战性高的事，状态差的时候就做些简单的事，或者干脆不做事情，就安排安排事情。

如果状态好却做了些琐碎的事情，这听上去就显得有点浪费了好状态；如果状态不好，非要要求自己做难度大的事，听上去好像是在折磨自己。

但这些也都是道理，真到实际操作，有时人不把那些琐事都干了，心里就没法儿踏实下来做重要的事情；有时候状态确实不好，但被逼着也就把那些容易拖着的事给干完了。所以优先级真的不重要，对自己好一点儿，把自己做事不拧巴还能有成就感当成第一优先来对待吧。

4.项目清单

好了，回到清单，接下来咱们说项目清单，它其实可以被理解为待处理清单的再细分。

有时候，我们手头儿可能关注着好几件事，每件事情都没法儿一蹴而就，都需要完成很多任务才能实现既定目标，这样的事情我们就可以把它视作项目。比如，我现在手头就有两个重要的项目，一个是这本书的写作，肯定不是我一天就能搞定的；另一个是配套手机应用的设计和开发，也有大量的工作需要做。这个时候，我就会分别给它们两个建立清单，在里面不断列出要做的事情。

如果你和我一样，有需要长期关注并推进的事情，那么为它们分别单独设立清单是个不错的主意。

待处理清单和项目清单，都是用来保存你要做的事情的，所以对于多数人来讲必不可少。接下来要给你分享的三个清单则是用来组织和安排这些事情的，不是必须的，你可以根据自己的实际需要来选择性地使用。

5.行动清单

当你开始用前两种清单来管理自己的事务就会发现：清单中有些事情你很熟悉，知道该怎么做；还有些事情有点无从下手，会倾向于拖延，甚至任由它们长期盘踞在你的清单当中。

这样的事情你需要有意识地提前花时间来思考，把它们转化成具体的行动，具体到你已经跃跃欲试想开始着手的状态。

思考什么呢？还记得在一挡里我提到了一个重要的思维模型吗？对了，就是那“三思”。先想想这件事情下一步可能的短小行动是什么，然后明确它的结果，之后列出行动的步骤。最好把步骤也写下来。

通过这种方式，你就可以把模糊的大块儿事情转化为具体的短小行动，完成整个思考过程之后，你会发现原本拖着不想干的事情，现在却有点迫不及待地想着手了。

之前，你是做事前运用这三思来促进行动效率，现在，可以提前得更多些，在前一天甚至更早先完成思考工作。可以在每天固定的时间（比如早上或睡前）运用“三思”过一遍待处理清单，也可以利用碎片时间来逐项思考，理论上，每天都把待处理清单清空最好，这样可以避免由于清单条目过多所引发的焦虑。

当你把待处理清单和项目清单上的事项都过了一遍，应该就意味着每一件事情你都清楚下一步该如何做了，而且行动短小，几十分钟就能完成，都从比较容易的上手开始做。把这样的行动单独拎出来形成一个新清单会是个不错的主意，这就是行动清单。

6.每日清单

“今天干什么？”和“今天吃什么？”可能是频繁困扰人类的两大难题。但现在对你来说，已经很简单了。你有了三张清单做基础，剩下的事情和去超市买东西一样容易。待处理清单、项目清单和行动清单就是“货架”，你要做的就是从中挑拣放到“购物车”，把这个“购物车”独立成为一个清单，就形成了每日清单。

别瞧形成它这么简单，但是它可能是最特别、最难驾驭的一张了。在方向篇我们自上而下落地到每一天，这是人最自然的循环周期，而每日清单的特殊性就在于它是一张有时限的清单，其他清单上的条目可以在清单里趴上几天甚至几周，但每日清单必须在当天被清空，也就是说，清单上的行动都必须要在当日完成。

要想做到这一点，有两种思路：一种是堆上七八条，然后这一天拼命努力，这种猛下决心思路是导致多数人曾经列过清单但再也不坚持的原因——在当晚还有三四条没有完成的时候，人们体验到的是深深的挫败感，持续每天都完成这样的清单压力山大；另一种思路是只列一条自己有信心完成的，完成了之后可以再从另外三个清单里挑事情做。过一段时间之后尝试列两件事情，确保完成，之后再过段时间尝试列三件事情并确保完成……以此类推。这种循序渐进思路永远给你达成每天目标的体验，并且逐步训练你兑现自己承诺的能力。两种思路往这里一摆，高下立判，你应该知道该怎么做了。

最后一点说明，你可能并不需要为每一天都分别建立一张清单，你只需要一张，每天有事情安排进来，然后每天都清空就足够了。

7.场景清单

最后登场的是场景清单，它是每日清单的再细分，如果说每日清单回答的是今天做什么，那么场景清单回答的就是“早上在家时候做什么？”“上班路上做什么？”“中午吃饭做什么？”等。

这些就是每天生活中一个个的场景，每一个场景，你所处的环境、自身的状态都不尽相同，适合安排的事情也就会不一样。与其向时间管理小白那样傻傻地思考每天时间应该如何安排和利用，不如更进一步去探讨每一个场景的时间如何安排和利用，这样可以让你在每一个场景里做的事情都和身心状态匹配，达到在那个场景下最大的效能，每个场景过好了，每天也就过好了。

当你能够划分多个场景来安排自己的事情，而不再只有上课/不上课、上班/不上班两种状态，你就可以考虑挂上三挡向时间管理高手的方向迈进了。

五种清单关系图