日理万机

日理万机

领导人要提高时间效率，首先得事先明确重轻先后的标准，而这个标准每个人是不一样的，一般而言首先是公事要优先。

领导人都是繁忙的，因为他领导一个诸事繁杂的机构。就是暂时闲下来没事做的领导人也会做些长期计划之类的。如果一个领导确实没事做了，那么他当领导的日子恐怕不多；但是领导又不能忙过度了，否则就会让人觉得领导已经江郎才尽，不堪胜任了。日前听到一个领导评价他的一位副总时说：“他事情不是很多，但竟然比我还忙。”担心与怀疑之情跃然于脸上，我相信这位副总的位子恐怕要不保了。任何一个领导，都不愿被人怀疑他的能力有限。虽然时间对于领导人来说总是很重要，但是如何管理好时间，张弛有道，才是重中之重。

有一个用得有些滥的故事：杯子里先倒水，沙子就放不进去了；如果先放沙子，石块就放不进去。倒过来放情形会不一样，石块放满以后，可以把沙子倒进去；沙子填满了所有的石头缝隙以后，水还可以倒进去很多。这个故事说明了大事要优先的基本统筹法则。

但是我们的领导人怎么才能科学地分辨哪些事情是大事，哪些事情是小事？哪些事情需要紧急处理？哪些事情是重要的？哪些事情又是既紧急又重要呢？又怎么区分哪些事情必需自己处理，哪些事情要让别人代劳呢？毛主席家乡来了亲戚，他老人家不但见了，还一起吃了饭，是不是就浪费时间了？我相信让福特汽车的李艾柯卡——就是那个成功拯救克莱斯勒破产的英雄，如果是他坐在通用电气CEO韦尔奇的位置上，他们两个人忙的事情肯定大多不一样。

问题就在我们判断的标准上，领导人所有在忙的事肯定是他认为有必要忙的——他认为重要或紧急的事，比如寻找资金以修补即将断裂的资金链；那些他认为值得花时间的事，比如满足一个关键技术人员的个人要求；那些他认为别人会做不好的大事，比如向上级汇报成绩；还有那些只有他能干的事——比如出国考察，带家人旅游等。我们不能要求领导人只工作，不娱乐。兴趣是人们行为的最大动力，人本来就是一个好玩的动物。工作要做好，家庭、娱乐一个都不能少，但是当我们有多个标准的时候，该做的事就多了，就会发生冲突，而选择是十分痛苦的一件事，光说点大事优先之类的格言用处有限。

领导人要提高时间效率，首先得事先明确重轻先后的标准，而这个标准每个人是不一样的。一般而言首先是公事要优先。就算你心里不同意，你大概也只能嘴上先同意我，把个人兴趣放在公司利益的后面。其实我认为大多数成功的领导人是喜欢自己的工作的，在其中获得的快乐要远远多于其它。你一定见过一退休就迅速衰老的领导，站在高处、重任在肩的感觉比任何补药都要强；公事里面涉及到机构生死的事应该优先，要不然连领导都当不成了。

其次，由于领导人一般不会具体操办各项事务，所以还有一个标准就是：关于人的事情是优先的。选人、用人、机构调整、关心下属、了解困难、抚平创伤、解决冲突、协调行为、沟通战略、培训人员、建立维持领导形象、接见各方圣贤等等。接下来会有各色各样的会议等着你，假如再有时间，就可以做一些“深潜”的工作了。相信这些之外你已经不可能有其它时间了。

有标准后，我们就能明晰判断一个事情的紧急与否了，注意这个排序需要你身边的人员知晓，因为它反映的是你的价值观，它应该成为公司的价值观的重要部分。再就是条理化——凡事都有计划、目标、控制和资源。

据说上世纪美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾会见效率专家艾维·利，问他怎样才能更有效率地处理手边繁杂的事务，艾维·利建议：每天上班前，把当天要完成的工作按重要性列举出六项，写到纸条上。每天上班照着纸条顺序往下做，直到做完所有的事。如果有其它的紧急事情必须处理，时间要严格控制。万一做不完，也不要紧，因为你做的总是最重要的事。几个星期之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。

每天自己写一个工作序列的单子确实是一个好办法，我也这么做，不过是写在效率手册上的，注意这种事不能让秘书干，因为他不能对这个负责，应该是你告诉秘书要做的事，要达到的目的，让他协调安排时间。领导人还应鼓励身边的人也这样干，按照重要性排列，先专心做完第一件，然后做第二件。只消一个月，你就会发现，整个组织的效率提高了不知多少倍，居然可以完成许多看起来要花两三倍时间才能做完的事情，而且一系列的小成功会让组织士气高昂。

最后，我们需要一个不完美主义的行为哲学。99%的忙人是完美主义者，好了还要求更好，怎么可能不忙呢？这个世界本来就不完美，信息不充分，人无完人，资源永远不够，沟通永远不充分。和不完美较劲实在是不值得，更接近完美还是不完美。计划要有冗余，决策要有模糊，制度要有例外、用人要有保留和控制、目标要现实、行动要有妥协。这里还是有“度”的问题，一涉及到“度”，领导学的艺术性就显现出来了，食古不化、言必希腊，只能是“狗屎不如”（毛主席在延安整风时期语）。

信任与授权是分担事务的重要办法。这就要求领导人一定要找对人，否则关心细节十分必要。没有授权许多人会以此来为进度缓慢找借口，而实际上他们是缺乏往前赶的理由。要知道蒋大总统漂亮的国防部作战计划永远也赶不上毛主席的“酌情处理”来得有效，而这也是让青年才俊崭露头角、脱颖而出的最好机会，授权也是在培养人才，而一个善于培养人才的领导人才是伟大的领导人。

但是控制是必须的，“用人不疑”是有度的，封建帝国外封的蕃王，即便是兄弟子孙也有反叛的时候，何况是同事下属呢？用一个更大的错误来掩盖一个不大的错误，就是常常发生在过度授权的情形下的。有足够的权力和资源来掩饰自己的过失的时候，为什么不用呢？所谓控制就是要在目标、责任、时间和资源之间建立一个规则，以明了进度、及时解决问题，甚至是果断中止。

曾国藩起兵早期，既无人又无钱，就是一纸诏书，就开始招募乡勇，要救国救民、杀贼勤王，这倒是像我们现在经常说的“不要钱物，只要政策”。湘军大败太平天国后，文正公赶紧裁兵，表明心迹，做了一个“忠诚体国、节劲凌霜”的“同治中兴第一名臣”。可以想象这是多么“深得朕心”，要不然那个喜欢穿补丁裤子的道光皇帝和喜欢排场的慈禧老佛爷还不知道要忙多少时间、想出多少计谋来放倒他。

曾大人的做法可以称之为自我控制，不知道这是一种境界还是一种悲哀。或许对于国家民族而言，是好事，因为他避免了动乱，维持了局面；但于个人而言，又是怎样的评估呢？叱咤天下的英雄，要为保自己的名节而自我压抑的滋味又有几人能真正体会？领导人的繁忙，如果失去目标，就会是雪地里打滑的车轮，高速空转却什么都不会产生；也会是黑暗中的瞎子，每一步都是错误和危险。

领导人都有一些不一样的逻辑。毛主席说：“天塌下来有罗长子顶着。”还说：“世界是我们的，更是你们的！”而作为领导人的你让下属忙，他们才会满意，你的工作和生活才能均衡，再加几句有高级马屁嫌疑的话——你的下属才安心，才有面子，你才有时间去想大战略、大问题，去做别人不能做的事。立言、立功、立德，各有层次，你说对不对？