如何接听电话

当电话铃响起之时，你应该尽快集中自己的精力，暂时放下手头正在做的事情，以便你的大脑能够清晰地处理电话带来的信息或商务。当然，您应该迅速拿起话筒接听，如果你让电话铃响得时间过长，对方会挂断电话，你便会失去得到信息或生意的机会。以下几点是你在接电话时可以参考和借鉴的技巧：

1．随时记录

在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。

2．自报家门

拿起电话就应清晰地说出自己的全名，若是在上班时处理公务电话，有必要说出单位的名称，甚至可以省略“喂”，直接说：“你好！××公司（或自己的名字）。”同时，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。

3．转入正题

当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地打官腔浪费时间，而应立即做出反应。一个好的开场白可能是：“您需要我做什么？”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：“真不巧！我正要去参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。”很多情况下，这样说会防止你们谈不必要的琐事，加速交涉的进展。

4．避免将电话转给他人

自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如，你可以说：“李先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗？”在你做出这种决定之前，应当确定对方是否同意你将电话转给他人。例如，你还可以说：“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。”

5．避免电话中止时间过长

如果你在接电话时不得不中止电话，而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说：“您在稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去？”

让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如，你可以说：“张先生，我已经找到文件夹了，请您再稍休片刻。”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说：“对不起，让您久等了”，以引起对方的注意。

对于接电话的人来讲，当对方需要查阅资料而有礼貌地请你稍等片刻，这是可以令人接受的，你可以耐心等候一会儿。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让与你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说：“您能否稍等，我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙并很重视与他的通话，从而加速你们的讨论。