规范采购程序从这4个方面着手

在企业中常常有这样的现象：不只是其他部门的人员，就是采购员自身，大多数对采购的理解也往往局限于“购买”和轻松地“花钱办事”，似乎与企业经营的战略和管理的绩效无多大的关系。这种不合乎国际运营规范的理念和封闭无知的认识，极大地影响了相当一部分企业的经营业绩和管理效率。

采购是生产经营活动的起点，采购物品质量的高低，将直接影响到产品的质量，采购物品价格的高低，直接影响到产品成本，进而影响企业的盈利水平。特别是企业之间产品质量相差无几的情况下，采购流程决定供应链的竞争力。采购流程是否规范，采购效益与效率的高低，直接决定企业的盈利能力和市场竞争力，决定企业的生存和发展。如果企业不重视采购体系的建立、流程的规范，如果采购员仍局限于原始落后的人为行事、缺乏职业专长和管理素质，企业就会陷于效率低下和被淘汰的危险境地。

因此，规范采购程序，建立采购管理机制，选择合理的采购方式、采购晶种、采购批量、采购频率和采购地点，可有效地控制采购成本费用，保证企业效益的最大化和成本的最小化。

在这方面，不论是松下、通用汽车等老牌企业，还是戴尔、惠普等新兴企业，都打造了强大的采购部门，制定了完善精密的采购制度。他们的成功经验可以为其他企业所借鉴。

要规范采购程序，可以从以下几方面做起：

1.制订采购计划，改变盲目采购

有些企业采购从不计算采购成本，需要时就随意采购。这种随意采购也会增加企业的成本。

比如，下面这位员工就是随意采购的典型。

星期五下午快下班时，一位采购员还在忙着打印发给各个供应商的信函。他有1500封信要寄给供应商，而且这些信必须在邮局下班前寄出才能保证所有供应商都能在下周一之前收到。

突然打印机的油墨用完了，办公室里没有备用的墨盒，即便让人送来也会耽误时间，这位采购员只好到就近的文具用品店去买。结果，第二天经理值班时发现了这件事批评了他一顿。因为墨盒的价格比他在批发市场采购贵了85元。

虽然这只是一件小事情，但是也说明了不提前做计划、应急采购往往会给企业增加成本，造成不必要的浪费。

采购顺利进行的必要前提就是要做好采购计划。因此要规范采购程序就要提前做计划，采购要根据市场需求、生产能力和采购环境容量制订采购计划，以便保证无料及时供应，同时降低库存成本，减少紧急订单，降低风险采购率。有备而来，而不是临时抱佛脚。

2.建立适合的采购管理机制

不同的企业由于管理机制不一样，在采购管理上还会出现不同的采购机制。

（1）基于采购的采购管理机制。在企业中，最常见的就是把收到的采购任务单整理一下，然后把采购什么、采购多少、什么时候采购、怎样采购等，分配落实到各个采购员，督促各个采购员按时执行就可以了。

这种采购管理机制只是从企业内部各部门的需要出发，既不需要考虑产品供求、订货等情况，也不考虑供应商的变化等情况，更不需要考虑物流优化、库存量控制、降低采购成本等一系列问题。这种机制不是从企业的整体系统、全面地看问题，极容易造成采购和库存成本费用的增加。

（2）基于生产的采购管理机制。这种采购管理机制是为了生产需要而设立的，由采购部门通过研究各个车间的需求规律，为各个车间统一制订订货计划。

但是，这种采购机制有时会发生这样的情况。比如，企业根据生产需

要，要求供应商做到“随时供货”的状态，这就加大了供应商的成本。结果，供应商对于这些成本的增加，往往就是以价格的方式，转移到了供给材料的成本里。这些无疑加大了企业的成本投入。

因此，要改变以上这种不合理的采购管理机制，根据市场需要和产品销售的需要，建立由采购部门为主，营销、质量等部门配合监督的团队。建立这种采购管理机制，才能防止多采购或者少采购，以次充好等事情发生，做好采购成本的控制工作。

3.订单采购

为了防止采购过多给企业造成的损失，可以采取订单采购的方式。预先对所有订单编号，由专人检查订单是否得到授权人的签字；由专人复查订单的编制过程和内容；检查使用物品的部门主管在请购单上签字同意。

采购订单一般设计为一式三联，分别留存于请购单位和送验收部门以便于相互核对。

4.建立完整的价格信息系统

对于需大量采购的物品，需要做采购批量对成本影响的分析。因为大批量采购涉及数额较大的订购成本和存货储备成本等，因此，企业应建立完整的价格信息系统，包括：材料价格网络收集系统、材料价格咨询系统和材料价格资料查询系统等，以便掌握准确的信息，货比三家，采购的物品总成本最低。

规范采购程序的目的是为了给企业打造一条合理顺畅的采购价值链，保证企业的原材料等成本以最低的投入换来最大的效益。在这个过程中，采购人员一定要积极配合，发挥自己的重要作用。